Functieomschrijving Administratief Assistente

Functieomschrijving administratief assistente

De administratief assistent resulteert onder Hoofd Binnendienst.

 

Taken administratief assistent

  • Telefoon aannemen, kijken of je zelf iets kan betekenen, anders boodschap aannemen, altijd naam/ bedrijf/ telefoonnummer/ boodschap doorgeven.
  • Deur openen, bezoek begeleiden en bij afleveren producten erbij blijven. Bezoek voorzien van koffie/ thee.
  • Post naar de brievenbus dagelijks om 16.00
  • Ziekmeldingen dagelijks bijwerken
  • Urenbriefjes dagelijks controleren en bijwerken
  • Schoonmaakster bijhouden wanneer ze er is en wat ze doet, controleren n.a.v. de factuur.
  • Bijhouden wie er wanneer in welke auto rijdt in schema auto’s. Bij de auto’s waar bijna niet mee gewisseld wordt kan dit maandelijks. Bij de auto’s waar vaak anderen in rijden dagelijks en/ of wekelijks
  • Pakketjes klaarzetten en laten bezorgen door (bedrijf)
  • Koffiezetapparaat bijbestellen koffie enz. en schoonmaken
  • Productbriefjes maken van de projecten wekelijks en indien nodig dagelijks
  • Wanneer adressen of extra gegevens op de projectbriefjes worden bijgeschreven dit ook digitaal bijwerken en in de planning zetten
  • Elke vrijdag (of laatste werkdag van de week) controleren of alle producten klaar staan voor de volgende week.
  • Alle klaargezette producten door collega’s controleren.
  • Voorraad 2 wekelijks tellen/ laten tellen en voorraadbriefje mailen.
  • Wekelijks te factureren en omzet bijwerken
  • Naar aanleiding van de planning de vakantie en ziekte uren bijwerken van de medewerkers die geen urenbriefjes inleveren
  • Producten die geleverd worden in ontvangst nemen en controleren. Producten direct bij binnenkomst (laten)  klaarzetten voor project of in voorraad stellingen (laten) zetten. Geen producten in de gang laten staan.
  • Dagelijks producten die retour komen van de projecten administreren en retour in voorraadstellingen (laten) zetten.
  • Bonnen/ declaraties in ontvangst nemen, controleren en in de map “salarissen” opbergen.
  • Wekelijks boetes kopiëren, in boeteoverzicht bijwerken, berijder op de boete schrijven en in de map “salarissen” opbergen.
  • Maandelijks salarisstroken uitprinten, begeleidende brief toevoegen Salarisstroken in de map “loonstrookjes” opbergen.

 

Download functieomschrijving administratief assistente in Word.