Declaratieformulier

Het declaratieformulier is om declaraties te laten indienen door je medewerkers en om de administratie van de declaraties goed bij te houden. Het kan voorkomen dat je medewerkers kosten maken voor het uitoefenen van de functie. Wanneer je deze vergoedt, kunt u de medewerkers een formulier laten invullen. 

Op Voorbeeld Office vind je praktisch advies voor consumenten en het MKB. Daarnaast kan je hier terecht voor onder andere voorbeeld facturen, brieven en contracten. Als je advies nodig hebt voor bijvoorbeeld het het opstellen van een factuur of contract, schakel dan een specialist in om je verder te helpen. Een gespecialiseerde boekhouder of advocaat kan je verder helpen en zorgen dat je het gewenste doel bereikt. 

Laat de medewerkers de eigen naam en het rekeningnummer invullen, waarop het bedrag moet worden overgemaakt. Zorg ervoor dat de medewerkers de originele bonnen bij het formulier voegen, voor de boekhouding van uw bedrijf. Zorg er daarnaast voor dat de leidinggevende de declaratie moet tekenen voor akkoord. Zo houd je een betere controle op het gedrag van je medewerkers. 

Maak duidelijke afspraken met je medewerkers over welke kosten wel en welke kosten niet mogen worden gedeclareerd. Het kan ook zo zijn dat er voor een bepaald maximaal bedrag gedeclareerd mag worden. Er mag bijvoorbeeld voor een lunch of een diner een maximaal bedrag worden uitgegeven. Alles wat daarboven ligt, moet dan door de medewerker zelf worden betaald. 

Om duidelijkheid vooraf te hebben kun je ook het beste afspraken maken over wanneer de betaling ervan wordt gedaan. Doe je dit bijvoorbeeld eens per maand, bij de salarissen, of doe je het direct na het indienen? 

Wanneer medewerkers op projecten werken waar bepaalde kosten mogen worden door belast, kun je gebruik maken van het tweede voorbeeld formulier. De medewerker kan dan achter de bepaalde declaratie het betreffende project vermelden. De boekhouding kan dan direct zien dat deze kosten moeten worden door belast en naar welk project de door belasting zal moeten plaatsvinden. 

Om je declaraties goed inzichtelijk te houden en te controleren kun je er een Excel spreadsheet voor maken. Maak in deze spreadsheet voor elke declaratie een rij met de gegevens van de declaratie en geeft elke declaratie een uniek nummer. Dit nummer kun je ook gebruiken om de declaratie in te boeken in je boekhoudsysteem en je kunt het nummer gebruiken bij het overmaken ervan. Als de declaratie is betaald, vermeld je dit in het overzicht. Wanneer er dan vragen komen kun je eenvoudig aan de hand van je Excel spreadsheet de status ervan zien. 

Declaratieformulier Kilometers

Als je medewerker een kilometervergoeding krijgt, dan kan je daar een ander formulier voor gebruiken: 

---

Dit voorbeeld kun je gebruiken voor de registratie van je kilometers. Bovenin het document vermeld je de algemene gegevens van de auto en van jezelf. Hier vermeld je het merk en type, het kenteken en de periode van de inzet van de lease auto.

In de sheet zet je de rit gegevens. In de eerste kolom de datum, gevolgd door het rit nummer. Vervolgens vermeld je het type rit, bijvoorbeeld woon- werk verkeer, of werk- werk verkeer. Daarna vermeld je de start locatie en postcode en de eind locatie en postcode. In de volgende kolommen zet je de start kilometer stand, gevolgd door de eind kilometer stand. De kilometers die je hebt gereden (het verschil tussen de start stand en de eind stand) zet jebij zakelijke kilometers, of privé kilometers, afhankelijk van het type rit.

Zorg dat je de kilometer registraties goed bewaart in uw administratie. Wanneer de Belastingdienst een controle komt doen, kan het zijn dat je ze moet laten zien. Houd ook goed bij welke medewerkers wel en niet privé rijden in de auto en of alle benodigde documenten aanwezig zijn en up to date zijn. De werknemer is in principe verantwoordelijk voor het bijhouden van de kilometers, maar de werkgever is ook deels verantwoordelijk. Wanneer de werknemer sjoemelt met de kilometers ligt het uiteraard anders. Vraag wanneer je de kilometers niet op tijd van je werknemers ontvang ernaar. 

Een kilometerregistratie is verplicht bij te houden als je in de volgende gevallen:

• Als je in een auto van de zaak rijdt en geen bijtelling betaalt. In dat geval ben je verplciht de kilometers bij te houden van de zakelijke ritten. Deze kilometers moeten sluitend zijn, zodat bij een controle inzichtelijk is dat je alleen zakelijk met de auto hebt gereden. Zorg er dus voor dat je alle kilometers goed registreert en alle benodigde gegevens invoert. 
• Als je in een prive auto rijdt en zakelijke kilometers registreert. In dat geval heb je een overzicht nodig van de ritten die je zakelijk hebt gereden. Het kan bijvoorbeeld zijn dat je een eenmanszaak hebt en dat je in een prive auto rijdt, maar de zakelijke kilometers tegen het geldige toegstane tarief declareert op de zaak. In dat geval maak je een overzicht van alle zakelijke ritten. Voor dit overzicht kan je bovenstaande Excel sheet gebruiken. 
• Als je in een prive auto rijdt, in dienst bent bij een bedrijf en je kilometers declareert. Het kan ook zijn dat je in dienst bent bij een werkgever, maar in een prive auto rijdt. Dan geldt ook dat je de zakelijke kilometers kan declareren tegen het geldige tarief bij je werkgever. Deze kilometers kan je bijhuoden in bijgevoegd overzicht, zodat inzichtelijk is hoeveel zakelijke kilometers je gereden hebt. Afhankelijk van de geldende regels bij je werkgever kan je de kilometers dan declareren. Bijvoorbeeld dat je maandelijks het overzicht naar je werikgever stuurt en deze de kilometers uitbetaalt bij je salaris. Ook kan er worden afgesproken dat je een voorschot krijgt op een gemiddelde van de kilometers die je rijdt en dat er per periode een correctie plaatsvindt. Zorg er in ieder geval altijd voor dat je een goed en sluitend overzicht hebt van de zakelijke kilometers, zodat je hier op terug kan vallen. 

Lees meer op de website van de Belastingdienst. 

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

Copyright 2023: Aan de inhoud van deze website kunnen op geen enkele wijze rechten worden ontleend.

Voorbeeld Office, 2566VN, Talinglaan Den Haag, Nederland. Kvk 73522821. 

Privacybeleid 2023: Wij hechten veel waarde aan jouw privacy, lees hier ons privacybeleid.