Declaratieformulier

Het declaratieformulier is om de administratie van de declaraties goed bij te houden. Het kan voorkomen dat uw medewerkers kosten maken voor het uitoefenen van de functie. Wanneer u deze vergoedt, kunt u de medewerkers een formulier laten invullen. 


Declaratieformulier

Voorbeeld 2

Download het voorbeeld declaratieformulier in Excel



Laat de medewerkers de eigen naam en het rekeningnummer invullen, waarop het bedrag moet worden overgemaakt. Zorg ervoor dat de medewerkers de originele bonnen bij het formulier voegen, voor de boekhouding van uw bedrijf. Zorg er daarnaast voor dat de leidinggevende de declaratie moet tekenen voor akkoord. Zo houdt u  een betere controle op het gedrag van uw medewerkers. 


Maak duidelijke afspraken met uw medewerkers over welke kosten wel en welke kosten niet mogen worden gedeclareerd. Het kan ook zo zijn dat er voor een bepaald maximaal bedrag gedeclareerd mag worden. Er mag bijvoorbeeld voor een lunch of een diner een maximaal bedrag worden uitgegeven. Alles wat daarboven ligt, moet dan door de medewerker zelf worden betaald. 


Om duidelijkheid vooraf te hebben kunt u ook het beste afspraken maken over wanneer de betaling ervan wordt gedaan. Doet u dit bijvoorbeeld eens per maan, bij de salarissen, of doet u het direct na het indienen. 

Wanneer medewerkers op projecten werken waar bepaalde kosten mogen worden door belast, kunt u gebruik maken van het tweede voorbeeld formulier. De medewerker kan dan achter de bepaalde declaratie het betreffende project vermelden. De boekhouding kan dan direct zien dat deze kosten moeten worden door belast en naar welk project de door belasting zal moeten plaatsvinden. 

Om uw declaraties goed inzichtelijk te houden en te controleren kunt u er een Excel spreadsheet voor maken. Maak in deze spreadsheet voor elke declaratie een rij met de gegevens van de declaratie en geeft elke declaratie een uniek nummer. Dit nummer kunt u ook gebruiken om de declaratie in te boeken in uw boekhoudsysteem en u kunt het nummer gebruiken bij het overmaken ervan. Als de declaratie is betaald, vermeld u dit in het overzicht. Wanneer er dan vragen komen kunt u eenvoudig aan de hand van uw Excel spreadsheet de status ervan zien.