Rittenregistratie, registratie kilometers

Met een sluitende rittenregistratie van je ritten kun je bewijzen dat je op jaarbasis niet meer dan de toegestane privé kilometers hebt gereden.

Wanneer je ervoor kiest om niet privé te rijden in de zakelijke auto die je ter beschikking gesteld hebt gekregen hoef je geen bijtelling te betalen. Er zijn wel voorwaarden aan gesteld door de belastingdienst. Zo mag je wanneer je ervoor kiest om niet privé te rijden, maximaal 500 privé kilometers op jaarbasis rijden. De belastingdienst rekent per kalenderjaar, dus van 1 januari tot en met 31 december. 

Om te bewijzen dat je niet meer dan de toegestande prive kilometers hebt gereden, zal je de ritten moeten bijhouden. Dit kan door middel van een kastje in je auto, maar kan je ook eenvoudig in Excel doen. 

Rittenregistratie uitleg

Binnen een kalenderjaar tussentijds wel/ niet privé rijden heeft gevolgen. Wanneer je in eerste instantie niet privé zou rijden in de auto en je besluit dat in de loop van het kalenderjaar wel te gaan doen, komt er een aanslag voor de bijtelling met terugwerkende kracht vanaf 1 januari. Wanneer je pas in de loop van het jaar een zakelijke auto ter beschikking gesteld hebt gekregen, geldt de datum vanaf wanneer je de auto ter beschikking hebt gekregen als start datum voor de bijtelling. 

Wanneer je in eerste instantie wel privé hebt gereden in de zakelijke auto en je in de loop van het jaar ervoor kiest om dit te veranderen, blijft de bijtelling tot het einde van het jaar doorlopen. Het is dus belangrijk om vooraf een keuze te maken en eventuele veranderingen per het nieuwe kalenderjaar door te voeren. Zo voorkom je extra aanslagen en hoge kosten.

Wanneer je ervoor kiest om niet privé te rijden in de zakelijke auto, kun je bij de Belastingdienst een formulier downloaden. Dit formulier vul je volledig in en stuur je op naar de Belastingdienst. Vervolgens ontvang je van de Belastingdienst een “verklaring geen privé gebruik”. Een kopie van deze verklaring heeft je werkgever nodig voor de administratie. Ze weet het bedrijf waar je werkt dat je goedkeuring hebt gekregen van de Belastingdienst. 

Naast de verklaring “geen privé gebruik auto” van de Belastingdienst dien je een sluitende rittenregistratie bij te houden. Zo kan de belastingdienst indien gewenst controleren of je de auto inderdaad enkel zakelijk gebruikt. In plaats van een sluitende registratie van je ritten kun je er ook voor kiezen om een kastje in de auto te laten bouwen. Dit kasje houdt alle ritten bij en je kunt daarin aangeven of iets zakelijk of privé is.

De belastingdienst verplicht je om de volgende gegevens bij te houden: Het merk van de auto, het type van de auto, het kenteken van de auto, de periode waarin je de auto ter beschikking hebt, de rittengegevens. 

Voorbeeld 1 rittenregistratie

---

---

Voorbeeld 2 registratie ritten

---

---

Een rittenregistratie is verplicht bij te houden als je in de volgende gevallen:

• Als je in een auto van de zaak rijdt en geen bijtelling betaalt. In dat geval ben je verplciht de kilometers bij te houden van de zakelijke ritten. Deze kilometers moeten sluitend zijn, zodat bij een controle inzichtelijk is dat je alleen zakelijk met de auto hebt gereden. Zorg er dus voor dat je alle kilometers goed registreert en alle benodigde gegevens invoert. 
• Als je in een prive auto rijdt en zakelijke kilometers registreert. In dat geval heb je een overzicht nodig van de ritten die je zakelijk hebt gereden. Het kan bijvoorbeeld zijn dat je een eenmanszaak hebt en dat je in een prive auto rijdt, maar de zakelijke kilometers tegen het geldige toegstane tarief declareert op de zaak. In dat geval maak je een overzicht van alle zakelijke ritten. Voor dit overzicht kan je bovenstaande Excel sheet gebruiken. 
• Als je in een prive auto rijdt, in dienst bent bij een bedrijf en je kilometers declareert. Het kan ook zijn dat je in dienst bent bij een werkgever, maar in een prive auto rijdt. Dan geldt ook dat je de zakelijke kilometers kan declareren tegen het geldige tarief bij je werkgever. Deze kilometers kan je bijhuoden in bijgevoegd overzicht, zodat inzichtelijk is hoeveel zakelijke kilometers je gereden hebt. Afhankelijk van de geldende regels bij je werkgever kan je de kilometers dan declareren. Bijvoorbeeld dat je maandelijks het overzicht naar je werikgever stuurt en deze de kilometers uitbetaalt bij je salaris. Ook kan er worden afgesproken dat je een voorschot krijgt op een gemiddelde van de kilometers die je rijdt en dat er per periode een correctie plaatsvindt. Zorg er in ieder geval altijd voor dat je een goed en sluitend overzicht hebt van de zakelijke kilometers, zodat je hier op terug kan vallen. 

De regels met betrekking tot de toegestane vergoedingen die belastingvrij zijn kunnen wijzigen. Houd daarom altijd goed in de gaten of je alles nog volgens het boekje doet. Zo kan de toegestane Belastingvrije kilometervergoeding wijzigen, of de toegestane prive kilometers in een zakelijke auto. Voor de meest accurate informatie over de wetten en regels over kilometervergoeding en het rijden van een lease auto kan je terugvinden o pde website van de Belastingdienst. 

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

Copyright 2023: Aan de inhoud van deze website kunnen op geen enkele wijze rechten worden ontleend.

Voorbeeld Office, 2566VN, Talinglaan Den Haag, Nederland. Kvk 73522821. 

Privacybeleid 2023: Wij hechten veel waarde aan jouw privacy, lees hier ons privacybeleid.