Kilometerregistratie

Op deze pagina treft u een sjabloon voor kilometerregistratie. Wanneer u niet privé rijdt met uw auto, hoeft u geen bijtelling te betalen voor de lease auto. U kunt dan een “Verklaring geen privégebruik auto” aanvragen bij de Belastingdienst.


U betaalt geen bijtelling indien u minder dan 500 kilometer op jaarbasis privé rijdt met de auto. U dient een sluitende registratie bij te houden, waaruit blijkt dat u onder het toegestane aantal privé kilometers blijft. De registratie dient helder te zijn en door de Belastingdienst controleerbaar.

Zie hieronder het voorbeeld. U kunt het voorbeeld downloaden in Excel en opslaan op uw computer. Zorg ervoor dat u een geprinte versie bij u heeft, zodat u de kilometers elke rit goed kunt bijhouden. U kunt natuurlijk ook de registratie digitaal invullen, indien u beschikt over een laptop/ tablet.


Voorbeeld kilometerregistratie in Excel

kilometerregistratie

Bekijk

button-bekijk-voorbeeld-template

Download

button-download-voorbeeld-template

Verplichte onderdelen op de kilometerregistratie

Op de registratie zijn de volgende gegevens verplicht:

ü  Het merk van de auto waar u in rijdt

ü  Het type van de auto waar u in rijdt

ü  Het kenteken van de auto waar u in rijdt

ü  De periode – start inzet- en –einde inzet- van het gebruik van de auto

ü  De gegevens van de ritten (datum, adresgegevens, type rit)

 

Dit voorbeeld kunt u gebruiken voor de registratie van uw kilometers. Bovenin het document vermeldt u de algemene gegevens van de auto en van uzelf. Hier vermeldt u het merk en type, het kenteken en de periode van de inzet van de lease auto.

In de sheet zet u de rit gegevens. In de eerste kolom de datum, gevolgd door het rit nummer. Vervolgens vermeldt u het type rit, bijvoorbeeld woon- werk verkeer, of werk- werk verkeer. Daarna vermeldt u de start locatie en postcode en de eind locatie en postcode. In de volgende kolommen zet u de start kilometer stand, gevolgd door de eind kilometer stand. De kilometers die u heeft gereden (het verschil tussen de start stand en de eind stand) zet u bij zakelijke kilometers, of privé kilometers, afhankelijk van het type rit.


Zorg dat u de kilometer registraties goed bewaart in uw administratie. Wanneer de Belastingdienst een controle komt doen, kan het zijn dat u ze moet laten zien. Houd ook goed bij welke medewerkers wel en niet privé rijden in de auto en of alle benodigde documenten aanwezig zijn en up to date zijn. De werknemer is in principe verantwoordelijk voor het bijhouden van de kilometers, maar de werkgever is ook deels verantwoordelijk. Wanneer de werknemer sjoemelt met de kilometers ligt het uiteraard anders. Vraag wanneer u de kilometers niet op tijd van uw werknemers ontvang ernaar. 


snelcursus-chatgpt-samen-met-ai

Een kilometerregistratie is verplicht bij te houden als je in de volgende gevallen:

  • Als je in een auto van de zaak rijdt en geen bijtelling betaalt. In dat geval ben je verplciht de kilometers bij te houden van de zakelijke ritten. Deze kilometers moeten sluitend zijn, zodat bij een controle inzichtelijk is dat je alleen zakelijk met de auto hebt gereden. Zorg er dus voor dat je alle kilometers goed registreert en alle benodigde gegevens invoert. 
  • Als je in een prive auto rijdt en zakelijke kilometers registreert. In dat geval heb je een overzicht nodig van de ritten die je zakelijk hebt gereden. Het kan bijvoorbeeld zijn dat je een eenmanszaak hebt en dat je in een prive auto rijdt, maar de zakelijke kilometers tegen het geldige toegstane tarief declareert op de zaak. In dat geval maak je een overzicht van alle zakelijke ritten. Voor dit overzicht kan je bovenstaande Excel sheet gebruiken. 
  • Als je in een prive auto rijdt, in dienst bent bij een bedrijf en je kilometers declareert. Het kan ook zijn dat je in dienst bent bij een werkgever, maar in een prive auto rijdt. Dan geldt ook dat je de zakelijke kilometers kan declareren tegen het geldige tarief bij je werkgever. Deze kilometers kan je bijhuoden in bijgevoegd overzicht, zodat inzichtelijk is hoeveel zakelijke kilometers je gereden hebt. Afhankelijk van de geldende regels bij je werkgever kan je de kilometers dan declareren. Bijvoorbeeld dat je maandelijks het overzicht naar je werikgever stuurt en deze de kilometers uitbetaalt bij je salaris. Ook kan er worden afgesproken dat je een voorschot krijgt op een gemiddelde van de kilometers die je rijdt en dat er per periode een correctie plaatsvindt. Zorg er in ieder geval altijd voor dat je een goed en sluitend overzicht hebt van de zakelijke kilometers, zodat je hier op terug kan vallen. 


De regels met betrekking tot de toegestane vergoedingen die belastingvrij zijn kunnen wijzigen. Houd daarom altijd goed in de gaten of je alles nog volgens het boekje doet. Zo kan de toegestane Belastingvrije kilometervergoeding wijzigen, of de toegestane prive kilometers in een zakelijke auto. Voor de meest accurate informatie over de wetten en regels omtrend kilometervergoeding en het rijden van een lease auto kan je terugvinden o pde website van de Belastingdienst



Vergelijkbare Pagina's