Kilometerregistratie

Op deze pagina treft u een sjabloon voor kilometerregistratie. Wanneer u niet privé rijdt met uw auto, hoeft u geen bijtelling te betalen voor de lease auto. U kunt dan een “Verklaring geen privégebruik auto” aanvragen bij de Belastingdienst.



U betaalt geen bijtelling indien u minder dan 500 kilometer op jaarbasis privé rijdt met de auto. U dient een sluitende registratie bij te houden, waaruit blijkt dat u onder het toegestane aantal privé kilometers blijft. De registratie dient helder te zijn en door de Belastingdienst controleerbaar.

Zie hieronder het voorbeeld. U kunt het voorbeeld downloaden in Excel en opslaan op uw computer. Zorg ervoor dat u een geprinte versie bij u heeft, zodat u de kilometers elke rit goed kunt bijhouden. U kunt natuurlijk ook de registratie digitaal invullen, indien u beschikt over een laptop/ tablet.


Voorbeeld kilometerregistratie in Excel


Download de kilometerregistratie in Excel. 

Verplichte onderdelen op de kilometerregistratie

Op de registratie zijn de volgende gegevens verplicht:

ü  Het merk van de auto waar u in rijdt

ü  Het type van de auto waar u in rijdt

ü  Het kenteken van de auto waar u in rijdt

ü  De periode – start inzet- en –einde inzet- van het gebruik van de auto

ü  De gegevens van de ritten (datum, adresgegevens, type rit)

 

Dit voorbeeld kunt u gebruiken voor de registratie van uw kilometers. Bovenin het document vermeldt u de algemene gegevens van de auto en van uzelf. Hier vermeldt u het merk en type, het kenteken en de periode van de inzet van de lease auto.

In de sheet zet u de rit gegevens. In de eerste kolom de datum, gevolgd door het rit nummer. Vervolgens vermeldt u het type rit, bijvoorbeeld woon- werk verkeer, of werk- werk verkeer. Daarna vermeldt u de start locatie en postcode en de eind locatie en postcode. In de volgende kolommen zet u de start kilometer stand, gevolgd door de eind kilometer stand. De kilometers die u heeft gereden (het verschil tussen de start stand en de eind stand) zet u bij zakelijke kilometers, of privé kilometers, afhankelijk van het type rit.

Zorg dat u de kilometer registraties goed bewaart in uw administratie. Wanneer de Belastingdienst een controle komt doen, kan het zijn dat u ze moet laten zien. Houd ook goed bij welke medewerkers wel en niet privé rijden in de auto en of alle benodigde documenten aanwezig zijn en up to date zijn. De werknemer is in principe verantwoordelijk voor het bijhouden van de kilometers, maar de werkgever is ook deels verantwoordelijk. Wanneer de werknemer sjoemelt met de kilometers ligt het uiteraard anders. Vraag wanneer u de kilometers niet op tijd van uw werknemers ontvang ernaar.