Vertrouwenspersoon

Een vertrouwenspersoon is iemand die medewerkers in vertrouwen kunnen nemen bij de werkgever.

Op Voorbeeld Office vind je praktisch advies voor consumenten en het MKB. Daarnaast kan je hier terecht voor onder andere voorbeeld contracten en overeenkomsten.

Als je juridisch advies nodig hebt voor bijvoorbeeld het het opstellen van een overeenkomst, schakel dan een advocatenkantoor in om je verder te helpen. Een gespecialiseerde advocaat kan je verder helpen met het opstellen van je contracten en zorgen dat je het gewenste doel bereikt.

Protocol Vertrouwenspersoon voorbeeld

Voorbeeld Protocol

De Arbowet stelt de werkgever verplicht om zijn medewerkers te beschermen tegen ongewenste omgangsvormen, zoals: seksuele intimidatie, pesten, discriminatie, agressie en geweld.

ü De persoon is een aanspreekpunt voor en heeft een open oor voor medewerkers die met klachten of enigerlei vorm van ongewenste omgangsvormen op de werkplek worden geconfronteerd. De vertrouwenspersoon zal de medewerker die een probleem heeft bijstaan, begeleiden en van advies dienen.

ü De vertrouwenspersoon onderneemt uitdrukkelijk alléén op verzoek van degene die hem/haar om hulp vraagt stappen, bijvoorbeeld door te adviseren over verdere mogelijkheden, door te verwijzen naar de directie, leidinggevende, afdeling P&O, externe hulpverlenende instanties of door te bemiddelen tussen betrokkenen

ü De vertrouwenspersoon is aangesteld door de directie en rapporteert aan de directie. Er zal altijd een man en een vrouw optreden als vertrouwenspersoon

ü De vertrouwenspersonen maken 1x per jaar een verslag op t.b.v. de directie over klachten die niet aan bezwarencommissies zijn voorgelegd. De vertrouwenspersoon adviseert de directie gevraagd en ongevraagd op het gebied van preventie en bestrijding van ongewenste omgangsvormen

ü De vertrouwenspersoon is van onbesproken gedrag; ter zake kundig, communicatief vaardig en sociaal; integer; kan zich onafhankelijk opstellen; is zich bewust van de (mogelijke) procedures en is in staat om daar op een onafhankelijke manier naar te handelen; is gemakkelijk benaderbaar en is goed op de hoogte van de interne organisatie.

ü De vertrouwenspersoon is gehouden aan geheimhouding van de hem/haar ter kennis gekomen feiten die de privacy van de medewerker kunnen schaden. Slechts met uitdrukkelijke toestemming van de betrokken medewerker kan hiervan worden afgeweken. Deze plicht tot geheimhouding vervalt niet nadat de vertrouwenspersoon niet meer als zodanig werkzaam is.

Taken vertrouwenspersoon

ü Verzorgen van de eerste opvang van slachtoffers van ongewenste omgangsvormen, die hulp en advies nodig hebben.

ü Medewerkers helpen de problematiek te verhelderen en het proces in gang te zetten naar een oplossingsgerichte aanpak.

ü Bemiddelende rol tussen slachtoffer en dader, wanneer sprake is van ongewenste omgangsvormen.

ü Doorverwijzen naar andere bevoegden of hulpverleningsinstantie, intern of extern. Of hierover advies geven.

ü Het verlenen van nazorg aan slachtoffers van ongewenste omgangsvormen.

ü De vertrouwenspersoon zorgt ervoor dat medewerkers weten wie hij of zij is en wat hij of zij doet. Bijvoorbeeld door zich voor te stellen bij aanstelling of wanneer een nieuwe medewerker in dienst komt.

Wat behoort niet tot de taken van een vertrouwenspersoon

ü De vertrouwenspersoon is geen bedrijfsmaatschappelijk werker.

ü Is niet de persoon die een beklaagde ondersteund. De vertrouwenspersoon wijst deze door naar een externe instantie.

ü Is niet verantwoordelijk voor het gehele beleid omtrent ongewenste omgangsvormen.

ü Problemen rond ‘gewone’ arbeidsconflicten en reorganisatieproblemen horen hier niet thuis.

Klachtenafhandeling

ü Informele klachtenafhandeling. Bijvoorbeeld door bemiddeling.

ü Formele klachtenafhandeling. Wanneer de informele klachtenafhandeling niets oplost, dan bestaat de mogelijkheid tot een formele klachtenafhandeling door melding van de klacht bij de Directie.

Een vertrouwenspersoon heeft een beschermde status in de organisatie.

De namen van de vertrouwenspersonen zijn op te vragen bij de afdeling P&O.

Huisregels ongewenste omgangsvormen

(BEDRIJF) vindt een respectvolle omgang tussen medewerkers onderling en met externe relaties belangrijk. Ongewenste omgangsvormen bederven de werksfeer en kunnen de gezondheid, het zelfvertrouwen en de prestaties van werknemers beïnvloeden. (BEDRIJF) wil daarom enerzijds ongewenste omgangsvormen voorkomen en anderzijds ervoor zorgen dat ongewenste omgangsvormen stoppen en herhaling uitblijft.

Onder ongewenste omgangsvormen wordt verstaan:

· agressie en geweld

· seksuele intimidatie

· discriminatie

· pesten

Het lastige bij ongewenste omgangsvormen is dat het onduidelijk is waar de grens ligt. Wat de een onverschillig laat, ervaart de ander als ongewenst, kwetsend of bedreigend. Niet hoe het is bedoeld, maar hoe het wordt ervaren is maatgevend.

Van werknemers wordt verwacht dat zij actie ondernemen als zij slachtoffer zijn van agressie en geweld, seksuele intimidatie of discriminatie. Ook als de werknemer ziet dat bepaalde vormen van agressie en geweld, seksuele intimidatie of discriminatie zich voordoen tussen werknemers onderling of tussen werknemers en externen dient hij actie te ondernemen. De werknemer kan hierover praten met zijn leidinggevende of met de leidinggevende van de dader(s). Ook kan de werknemer de dader(s) aanspreken op zijn/hun gedrag of de zaak bij de vertrouwenspersoon melden.

Huisregels ongewenste omgangsvormen

Aan de werknemer is door de werkgever geheimhouding opgelegd inzake alle bijzonderheden die de werkgever en de aan haar gelieerde ondernemingen aangaan.

Het is de werknemer verboden, hetzij gedurende het dienstverband, hetzij na beëindiging daarvan, op enigerlei wijze aan derden, direct of indirect, in welke vorm dan ook en in welke voege ook, enige mededeling te doen van of aangaande enige gegevens die de werkgever en de aan haar gelieerde ondernemingen betreffen of die daarmee verband houden.

Bedrijfseigendommen, alsmede alle correspondentie, aantekeningen, tekeningen, modellen, geautomatiseerde bestanden en andere dragers van gegevens etc. die betrekking hebben op de bedrijfsaangelegenheden van de werkgever moeten bij het einde van het dienstverband onverwijld door de werknemer bij de werkgever worden ingeleverd.