Boekhoudprogramma Excel ZZP

Boekhoudprogramma Excel ZZP - Als ZZP'er ben je verplicht een administratie bij te houden. Voor een eenmanszaak met overzichtelijke administratie hoef je daar niet meteen een betaald boekhoudpakket voor af te sluiten.


Met dit gratis Excel-bestand hou je je boekhouding zelf bij. Inclusief urenregistratie en kilometerregistratie, twee dingen die je als ZZP'er nodig hebt voor de Belastingdienst. Direct te downloaden, geen e-mailadres nodig, geen abonnement, geen verborgen kosten.


boekhoudprogramma-excel-zzp-screenshot
Download Boekhoudprogramma Excel ZZP

Wat zit er in dit Excel-bestand?

Dit Boekhoudprogramma Excel ZZP is speciaal aangepast voor ZZP'ers en bevat de volgende tabbladen:

  • Verkoopboek — al je uitgaande facturen op één plek, met automatische BTW-berekening en factuurnummering
  • Inkoopboek — alle binnenkomende facturen registreren, gesplitst naar inkoop en bedrijfskosten
  • Kasboek — voor je contante uitgaven en bonnetjes
  • Urenregistratie — om je gewerkte uren bij te houden voor het urencriterium
  • Kilometerregistratie — voor de zakelijke kilometers met je privéauto
  • BTW-overzicht — automatische berekening van te betalen en terug te vorderen BTW
  • Resultatenrekening — overzicht van je omzet, inkoop en kosten per periode
  • Debiteuren en crediteuren — zien wat er nog binnenkomt en wat je nog moet betalen


Alle berekeningen lopen automatisch via formules. Je vult alleen de gegevens van je facturen, bonnen en uren in.


Speciaal voor ZZP'ers: dit moet je weten

Als ZZP'er heb je met een paar fiscale regels te maken die belangrijk zijn voor je boekhouding. Hieronder de belangrijkste, en hoe deze Excel je daarbij helpt.


Urencriterium en de zelfstandigenaftrek

Als ZZP'er kun je gebruikmaken van de zelfstandigenaftrek. Een belangrijke voorwaarde: je moet aan het urencriterium voldoen. Dat betekent dat je per jaar minimaal 1.225 uur aan je onderneming besteedt. Niet alleen gewerkte uren tellen mee, ook tijd voor administratie, acquisitie, scholing en reistijd.

In de praktijk komt dat neer op gemiddeld 24 uur per week. Lijkt veel, maar tikt sneller aan dan je denkt. Het probleem is alleen: als de Belastingdienst er om vraagt, moet je het kunnen aantonen. Een urenregistratie is dan onmisbaar.

In het tabblad Urenregistratie hou je per dag bij hoeveel uur je aan welke klant of activiteit hebt besteed. De totalen worden automatisch per maand en per jaar berekend, zodat je in één oogopslag ziet of je op koers ligt voor het urencriterium.

Lees meer over de exacte voorwaarden op de website van de Belastingdienst.


Kilometers bijhouden voor je auto

Rij je voor je werk met je privéauto? Dan mag je per zakelijke kilometer een vast bedrag aftrekken (in 2026: €0,23 per kilometer). Dat tikt aan, maar je moet wel bewijs hebben.

In het tabblad Kilometerregistratie leg je per rit vast: datum, vertrekpunt, bestemming, doel van de rit en aantal kilometers. De Belastingdienst kan jaren later nog vragen om dit overzicht — bewaar het dus zorgvuldig.

Heb je een auto van de zaak? Dan werkt het anders en gelden er andere regels (bijtelling, eventueel rittenadministratie om bijtelling te ontlopen). De kilometerregistratie in deze Excel is bedoeld voor de privéauto.


Bewaarplicht: 7 jaar

De Belastingdienst verplicht je om je administratie 7 jaar te bewaren. Voor onroerend goed zelfs 10 jaar. Dat betekent: facturen, bonnen, bankafschriften én je boekhouding zelf.

Met deze Excel maak je elk jaar een nieuw bestand aan (bijvoorbeeld boekhouding-2026.xlsx) en sla je dat veilig op. Een back-up in de cloud (OneDrive, Dropbox of Google Drive) is sterk aan te raden — een kapotte harde schijf is geen excuus richting de Belastingdienst.


KOR of geen KOR?

Als je verwacht onder de €20.000 omzet per jaar te blijven, kun je gebruikmaken van de Kleineondernemersregeling (KOR). Je hoeft dan geen BTW in rekening te brengen en geen BTW-aangifte te doen. Dat scheelt veel werk in je boekhouding.

Maakt de KOR jouw situatie beter? Niet altijd, als je veel zakelijke kosten met BTW hebt, ben je vaak juist beter af zonder. 


Hoe gebruik je dit Excel-bestand?

Stap 1: Download en sla op

Pak het ZIP-bestand uit, en sla de Excel op een vaste plek op je computer op. Maak meteen een back-up in de cloud. Geef het bestand een duidelijke naam, bijvoorbeeld boekhouding-2026.xlsx.


Stap 2: Vul je gegevens in en boek je eerste factuur

In het tabblad Verkoopboek boek je je eerste factuur. Vul in: factuurdatum, maand (gebruik exact JAN, FEB, MRT enz.), factuurnummer, klantnaam, omschrijving en het bedrag exclusief BTW per BTW-tarief. De berekeningen lopen automatisch.

Voor de algemene kolom-voor-kolom uitleg verwijs ik je naar onze hub-pagina over het Excel boekhoudprogramma. Daar staat per kolom wat je moet invullen.


Stap 3: BTW-aangifte voorbereiden

De BTW-aangifte doe je per kwartaal (soms per maand of per jaar — dat heeft de Belastingdienst je laten weten). Open het tabblad BTW-overzicht en je ziet per kwartaal:

  • BTW over je verkopen (afdragen)
  • BTW over je inkopen en kosten (terugvorderen)
  • Het saldo (te betalen of terug te ontvangen)

Deze bedragen vul je in op je BTW-aangifte bij de Belastingdienst.


Stap 4: Jaarafsluiting

Na afloop van het jaar maak je het bestand "kloppend": alle facturen geboekt, alle bonnen verwerkt, alle uren ingevuld. Sla het bestand op als definitieve versie en bewaar het 7 jaar. Voor het nieuwe jaar download je opnieuw een lege Excel of kopieer je het bestand en leeg je de invulvelden.

Voor je inkomstenbelasting (IB-aangifte) gebruik je de gegevens uit het tabblad Resultatenrekening en je urenregistratie. Twijfel je over je IB-aangifte? Een boekhouder of fiscalist is dan een goede investering — een eenmalige check kost vaak minder dan wat je aan aftrekposten misloopt.


Wanneer is Excel niet meer genoeg?

Excel is geweldig om mee te starten en daar kan je prima het Boekhoudprogramma Excel ZZP voor gebruiken. Maar er komt een moment waarop een online boekhoudprogramma handiger wordt. Een paar signalen:


  • Je verstuurt meer dan 10-15 facturen per maand. Het overtypen van data en risico op fouten loopt dan op.
  • Je wilt een bankkoppeling. Excel kan geen automatische import van bankmutaties.
  • Je werkt met buitenlandse klanten of EU-verkopen (BTW-OSS). De BTW-regels worden dan complexer dan deze Excel aankan.
  • Je wilt facturen automatisch laten versturen of herinneringen automatiseren. Daar is Excel niet voor gemaakt.
  • Je werkt samen met een boekhouder. De meeste boekhouders werken liever met online software waar ze rechtstreeks toegang toe hebben.


Op onze vergelijkingspagina van boekhoudprogramma's vind je een overzicht van populaire online pakketten zoals e-Boekhouden, Moneybird, Jortt en MoneyMonk — met prijzen en voor wie ze geschikt zijn.


Welk pakket gebruiken wij zelf?

Zelf werken we met Moneybird voor onze administratie. We kozen ervoor vanwege de gebruiksvriendelijkheid en de eenvoudige BTW-aangifte — die kost letterlijk twee minuten per kwartaal. Een ander voordeel dat we in de praktijk waarderen: je kunt tussentijds wisselen tussen pakketten, dus in rustigere maanden afschalen en in drukkere maanden weer opschalen zonder gedoe.


Betekent dit dat Moneybird voor iedereen de beste keuze is? Nee. Voor wie een lange gratis startperiode zoekt is e-Boekhouden interessanter (15 maanden gratis voor starters). Voor wie alles uit handen wil geven biedt Jortt meer automatisering. We delen onze keuze om transparant te zijn, kijk vooral wat bij jouw situatie past.


Veelgestelde vragen boekhoudprogramma excel zzp

Voldoet deze Excel aan de eisen van de Belastingdienst?

Ja. De Belastingdienst stelt geen specifieke softwareverplichting — wel dat je administratie controleerbaar, volledig en 7 jaar bewaard is. Met deze Excel voldoe je aan die eisen, zolang je hem zorgvuldig bijhoudt.

Werkt het ook op Mac of met Google Sheets?

Het bestand is gemaakt in Excel en werkt ook in Excel voor Mac. In Google Sheets opent het bestand wel, maar sommige formules kunnen anders reageren. Voor het beste resultaat raden we Excel aan.

Wat als ik per ongeluk een formule heb gewist?

Geen paniek. Probeer eerst Ctrl+Z (undo). Lukt dat niet meer, dan kopieer je de formule uit een cel daarboven. In het uiterste geval download je de Excel opnieuw en kopieer je je gegevens over.


Tot welke omzet werkt deze Excel goed?

Voor de meeste ZZP'ers met tot 100-150 facturen per jaar is deze Excel prima werkbaar. Heb je meer transacties of complexere situaties (buitenlandse klanten, meerdere ondernemingen, personeel), dan wordt online software de moeite waard.

Hoe bewaar ik mijn boekhouding 7 jaar?

Sla elk jaar het definitieve bestand op met een duidelijke naam (boekhouding-2026.xlsx) op meerdere plekken: je computer en een cloud-back-up. Bewaar ook de originele facturen en bonnen — digitaal mag, mits leesbaar en onveranderd.

Hulp nodig?

Op Voorbeeld Office vind je praktische templates en uitleg om zelf aan de slag te gaan. Loop je vast op een specifieke situatie — een complexe BTW-vraag, je eerste IB-aangifte, of twijfel over de KOR — dan is een boekhouder of fiscalist een goede investering. Een eenmalige check aan het einde van je eerste jaar kost vaak minder dan wat je anders aan aftrekposten misloopt.


Vergelijkbare pagina's

Vergelijkbare Pagina's