Begeleidende brief

Op deze pagina vindt u een voorbeeld begeleidende brief. U kunt het voorbeeld inzien, downloaden in Word of kopiëren vanuit uw browser. 



Het begeleidend schrijven stuurt u mee met bijvoorbeeld een offerte of een overeenkomst. Hierin schrijft u wat de ontvanger in de enveloppe aantreft, wat de bijlagen zijn. 

Voorbeeld begeleidende brief

3.voorbeeld-begeleidende-brief

Download een voorbeeld begeleidende brief welke u mee stuurt naar uw (potentiële) opdrachtgever met een overeenkomst tot opdracht. Controleer de spelling voordat u het document print en verstuurt. U begint de brief met de adresgegevens van de verzender en ontvanger, vermeld de datum en plaats en daaronder het onderwerp van de brief. Refereer in de inhoud naar de offerte welke u in de bijlage mee stuurt en vermeld hoe en wanneer u een getekend exemplaar nodig heeft, zodat u aan de geplande data van levering kan voldoen. 


Bekijk het voorbeeld van een begeleidende brief

Naam v.d. verzender
Adres v.d.  verzender
Postcode, Plaats v.d. verzender


Naam v.d. ontvanger
Adres v.d. ontvanger
Postcode, plaats v.d. ontvanger


Plaats, datum van verzenden

Betreft: overeenkomst project (projectnummer)


Geachte heer/ mevrouw,

Bedankt voor de gestelde interesse in onze organisatie. In de bijlage treft u de overeenkomst zoals besproken op 20 januari jongstleden. Wij verzoeken u de overeenkomst goed door te lezen en bij akkoord een getekend exemplaar aan ons retourneren.

Op deze overeenkomst zijn onze algemene voorwaarden van toepassing. Wij hebben een exemplaar van de algemene voorwaarden in de bijlage toegevoegd. Mocht u naar aanleiding van de overeenkomst nog vragen hebben, kunt u contact opnemen met ondergetekende. 



Met vriendelijke groet,



Naam verzender
Handtekening


Bijlagen:                  -  Overeenkomst (projectnummer)
                               - Algemene Verkoopvoorwaarden
                               - Gefrankeerde retour enveloppe


Als voorblad bij een offerte en/ of prijsopgave wordt vaak een begeleidend schrijven gebruikt. Zorg dat u de documenten op officieel bedrijfs briefpapier wordt gedrukt. Vermeld in ieder geval uw Kamer van Koophandel nummer op het schrijven. Dat is verplicht bij zakelijke correspondentie. Stuur een kopie van de Algemene Voorwaarden mee met de overeenkomst. Zo kunt u geschillen achteraf voorkomen. 


In de bijlage voegt u ook een retour enveloppe toe die u vooraf frankeert. U zet voor het versturen van de offerte uw handtekening, of indien u niet gemachtigd bent, de handtekening van de tekenbevoegd vertegenwoordiger. 

3.voorbeeld-begeleidende-brief-2

Bekijk de andere voorbeeld brieven

Voorbeeld 2

Engels

Voorbeeld 3

Begeleidend schrijven

Voorbeeld 4

Formeel

Voorbeeld 5

Artikel 12

Voorbeeld 6

Zakelijk

Voorbeeld 7

Bezwaarschrift

Voorbeeld 8

Aanmaning

Voorbeeld 9

Betalingsherinnering

Andere voorbeelden van een begeleidende brief

Er zijn veel verschillende soorten van een begeleidende brief. Bij een arbeidsovereenkomst, een contract, bij stukken die u opstuurt en ga zo maar door. We hebben een aantal verschillende voorbeelden online gezet als opzetje. U kunt via deze pagina de verschillende voorbeelden van een begeleidende brief bekijken en downloaden in Word. 

Bekijk ook de verschillende brief voorbeelden op de website van de consumentenbond of bij topvoorbeelden.com

Opbouw brief

Elke brief heeft een standaard opbouw. Bij een Nederlandse officiële brief is de opbouw als volgt:

De naam, NAW gegevens van de verzender. Als je gebruik maakt van zakelijk briefpapier, kan je dit onderdeel overslaan omdat de NAW gegevens al op het papier voorgedrukt zijn. Als dit niet het geval is vermeld je bovenaan de brief je eigen naam en NAW gegevens.

De naam, NAW gegevens van de ontvanger. Deze gegevens vermeld je onder je eigen NAW gegevens, of in het geval van voorbedrukt bedrijfspapier staan deze gegevens bovenaan het document. Wanneer je een enveloppe met venster gebruikt, zal je de tekst op de juiste plek moeten zetten zodat ze zichtbaar zijn in het venster. Vaak is dat 4 tot 6 enters vanaf de bovenkant van de pagina.

Plaats en datum. Op elke officiële brief worden de plaats (waarvan de brief wordt gestuurd) en de datum (dagtekening) vermeld. Dit ziet er als volgt uit: Plaats, 00-00-0000 of Plaats 00 maand 0000. Je kunt er dus voor kiezen om de datum in enkel getallen weer te geven, of de maand voluit te schrijven. Bij een Nederlandse brief schrijf je de maand altijd met een kleine letter, bij een Engelse brief schrijf je de datum met een hoofdletter.

Betreft/ onderwerp. Hier vermeld je het onderwerp van de brief. Dat kan bijvoorbeeld zijn “opzeggen abonnement”, “aanvraag prijsopgave”, “offerte met nummer 0000”, of bijvoorbeeld een referentienummer zoals een klantnummer.

Aanhef. De aanhef van de brief is afhankelijk van het karakter van de brief en de informatie die je tot je beschikking hebt. Zo is de aanhef bij een formele brief over het algemeen “Geachte”- gevolgd door de naam en bij een niet formele brief “Beste”- gevolgd door de naam. Lees meer over de aanhef van een zakelijke brief.

1e alinea. In de eerste alinea geef je in het kort aan waar de brief over gaat.

2e alinea en vervolg. In de vervolgalinea(s) schrijf je de inhoud van de brief. Geef op een heldere manier aan wat je wil overbrengen. Maak de zinnen niet te lang en zorg ervoor dat je to the point blijft. Lees de inhoud van je brief goed na en check of alles duidelijk is voor de ontvanger. Laat in een zakelijke brief emoties achterwege en gebruik geen vage teksten.

Slotalinea. In de laatste alinea kan je een korte opsomming geven van de inhoud, of kan je een reactie vragen. De inhoud van de slotalinea hangt af van het karakter van de brief. Als je bijvoorbeeld een abonnement opzegt, kan je in de laatste alinea vragen om een bevestiging van je opzegging.

Afsluiting. De afsluiting van je brief bestaat uit de groet, gevolgd door je naam en handtekening. Bij een formele brief wordt als groet vaak “Met vriendelijke groet” gebruikt. Er zijn ook andere manieren om de groet weer te geven. Lees meer over de afsluiting van een Nederlandse brief.