Factuur

Voor de levering van producten en/ of diensten verstuurt u veelal een factuur. Dit document kan op verschillende manieren worden gemaakt. U kunt bijvoorbeeld gebruik maken van Excel, van Word, of van een boekhoud programma

Afhankelijk van uw wensen en uw kennis van computer programma's kunt u de keuze maken. Hieronder volgt informatie over hoe uw nota opgebouwd moet zijn, wat de verschillende verplichte onderdelen ervan zijn en hoe u het document kunt opstellen. 

Verplichte gegevens

Facturen bevatten de volgende verplichte gegevens:

  1. Uw NAW gegevens
  2. Uw BTW nummer
  3. Een uniek opvolgend nummer
  4. De datum waarop het document is gemaakt
  5. De NAW gegevens van de afnemer
  6. De datum waarop de producten en of diensten zijn geleverd
  7. Het aantal van de geleverde producten en/ of diensten
  8. De omschrijving van de geleverde producten en/ of diensten
  9. Het bedrag van de geleverde producten en/ of diensten
  10. Het BTW tarief dat van toepassing is
  11. Het bedrag exclusief de BTW
  12. Het BTW bedrag

Word factuur

Met behulp van het programma Word kunt u eenvoudig uw nota opstellen. Veel mensen kennen het programma voor het schrijven van brieven en andere stukken, maar u kunt er veel meer mee. Als u niet veel kennis heeft van Excel of boekhoud programma's is dit een eenvoudige manier om uw facturatie te verzorgen. 

Open een Word bestand en ga naar de koptekst. In de koptekst kunt u uw logo plaatsen en uw NAW gegevens. Uw bedrijfsnaam, uw adres gegevens, uw telefoonnummer, uw email adres en uw website. 

Bovenin het Word bestand zet u de NAW gegevens van het bedrijf of de persoon aan wie uw document verstuurd wordt. U schrijft hier de bedrijfsnaam (indien van toepassing), de naam van de contact persoon of de afdeling, de straatnaam en huisnummer (of indien aanwezig het postadres) en de postcode en de plaats. 

Zie hier een voorbeeld in Word. 

Excel factuur

Excel is een prima programma om uw facturen in te maken. Facturatie via Excel scheelt tijd doordat er in Excel automatische berekeningen kunnen worden gemaakt. 

U kunt gebruik maken van allerlei verschillende sjablonen die in de meeste versies van Excel te verkrijgen zijn, of u kunt gebruik maken van een van de voorbeelden van deze site. 

In Excel kunt u net zoals in Word een koptekst maken. Hierin kunt uw uw logo en de bedrijfsgegevens vermelden. In de voettekst kunt u ook nog informatie verwerken zoals het nummer van de Kamer van Koophandel en uw BTW nummer. 

U kunt in Excel formules maken zoals de BTW berekeningen en de totaal berekeningen. Ook kunt u de formules of de opmaak van bepaalde cellen beveiligen, zodat deze gelijk blijven. 

Zie hier een voorbeeld van factureren in Excel.

Facturatie software

U kunt er ook voor kiezen om gebruik te maken van facturatie software. Er zijn veel verschillende programma's op de markt, van gratis facturatie programma's, tot uitgebreide boekhoud programma's. Als u gebruik wilt maken van deze manier van factureren kunt u het beste een onderzoek doen op het internet en kijken op forums wat anderen van het gebruik van de programma's vinden. 

Overleg ook met uw boekhouder of accountant wat goede programma's zijn. Het kan zijn dat uw boekhouder of accountant al gebruik maakt van een bepaald programma en dat het daarom beter is om iets te kiezen dat hierop aansluit. Dat scheelt weer in de kosten omdat er dan automatisch boekingen worden doorgevoerd.