Officiele brief

Op deze pagina  treft u informatie over en voorbeelden van een officiele brief. Een officiele brief, een zakelijke brief, heeft altijd dezelfde opmaak. U begint de brief met de NAW gegevens van de verzender en ontvanger, gevolgd door de plaats en datum, gevolgd door de betreft regel, de aanhef, de inhoud, de afsluiting en de ondertekening.

Opmaak officiele brief

Zoals u in onderstaande afbeelding kunt zien, is de opmaak van de officiële brief gelijk. Eventueel kunnen de NAW gegevens van de afzender al in het briefpapier zijn verwerkt en in dat geval kunt u het eerste onderdeel weg laten. 

Officiele-brief

Voorbeeld Officiele brief

Bekijk hieronder een voorbeeld van een officiele brief. De brief kan van alles als inhoud hebben, zolang u zich houdt aan de standaard opmaak van de brief. We hebben op deze site verschillende voorbeeld zakelijke brieven, sollicitatiebrieven en ontslagbrieven gezet. Kijk gerust even rond en download de gratis brief voorbeelden. 

(naam afzender)

(straat en huisnummer afzender)

(postcode en plaats afzender)

 

 

 

(naam ontvanger)

(straat en huisnummer ontvanger)

(postcode en plaats ontvanger)

 

 

 

(Plaats, datum)

Kenmerk: (kenmerk nummer of omschrijving)

 

 

Geachte heer/ mevrouw (naam),

 

In de eerste alinea van uw officiële brief geeft u in het kort weer wat de reden is dat u de brief stuurt. Bijvoorbeeld: Ik schrijf u naar aanleiding van een advertentie op internet met nummer 20132. Geef beknopt weer wat de reden is van het schrijven van de brief. Een ander voorbeeld is: Bedankt voor uw brief d.d. (datum) waarin u aangeeft een prijsverhoging door te voeren.

 

In de tweede alinea vervolgt u de inhoud van de brief. Bijvoorbeeld: In de advertentie geeft u aan op zoek te zijn naar kandidaten voor de vacature van Projectleider. Ik ben zeer geïnteresseerd in deze functie en daarom stuur ik u hierbij mijn sollicitatie. In de bijlage heb ik mijn motivatiebrief en CV toegevoegd. Een ander voorbeeld kan zijn: Helaas zijn wij niet voornemens om door te gaan met de verkoop van jullie producten.

 

In de laatste alinea sluit u de brief af, bijvoorbeeld: Ik verneem graag van u of ik in aanmerking kom voor een persoonlijk gesprek. U kunt mij daarvoor via de mail: (mailadres) of telefoon (telefoonnummer) bereiken. Een ander voorbeeld kan zijn: Wij wensen u veel succes toe met uw bedrijf voor in de toekomst.

 

 

Met vriendelijke groet,

 

 

(volledige naam)

(handtekening)

Download de gratis voorbeeld brief in PDF. U kunt de brief kopiëren naar Word en aanpassen naar uw eigen inhoud. Afhankelijk van het type brief dat u stuurt, kan het aan te raden zijn om de brief aangetekend te versturen. In dat geval heeft u een bewijs dat u de brief heeft gestuurd en krijgt u ook een bewijs van wanneer de brief is afgeleverd, met de betreffende handtekening erbij. 

Brief opmaak

Elke brief heeft een standaard opbouw. Bij een Nederlandse officiële brief is de opbouw als volgt:

De naam, NAW gegevens van de verzender. Als je gebruik maakt van zakelijk briefpapier, kan je dit onderdeel overslaan omdat de NAW gegevens al op het papier voorgedrukt zijn. Als dit niet het geval is vermeld je bovenaan de brief je eigen naam en NAW gegevens.

De naam, NAW gegevens van de ontvanger. Deze gegevens vermeld je onder je eigen NAW gegevens, of in het geval van voorbedrukt bedrijfspapier staan deze gegevens bovenaan het document. Wanneer je een enveloppe met venster gebruikt, zal je de tekst op de juiste plek moeten zetten zodat ze zichtbaar zijn in het venster. Vaak is dat 4 tot 6 enters vanaf de bovenkant van de pagina.

Plaats en datum. Op elke officiële brief worden de plaats (waarvan de brief wordt gestuurd) en de datum (dagtekening) vermeld. Dit ziet er als volgt uit: Plaats, 00-00-0000 of Plaats 00 maand 0000. Je kunt er dus voor kiezen om de datum in enkel getallen weer te geven, of de maand voluit te schrijven. Bij een Nederlandse brief schrijf je de maand altijd met een kleine letter, bij een Engelse brief schrijf je de datum met een hoofdletter.

Betreft/ onderwerp. Hier vermeld je het onderwerp van de brief. Dat kan bijvoorbeeld zijn “opzeggen abonnement”, “aanvraag prijsopgave”, “offerte met nummer 0000”, of bijvoorbeeld een referentienummer zoals een klantnummer.

Aanhef. De aanhef van de brief is afhankelijk van het karakter van de brief en de informatie die je tot je beschikking hebt. Zo is de aanhef bij een formele brief over het algemeen “Geachte”- gevolgd door de naam en bij een niet formele brief “Beste”- gevolgd door de naam. Lees meer over de aanhef van een zakelijke brief.

1e alinea. In de eerste alinea geef je in het kort aan waar de brief over gaat.

2e alinea en vervolg. In de vervolgalinea(s) schrijf je de inhoud van de brief. Geef op een heldere manier aan wat je wil overbrengen. Maak de zinnen niet te lang en zorg ervoor dat je to the point blijft. Lees de inhoud van je brief goed na en check of alles duidelijk is voor de ontvanger. Laat in een zakelijke brief emoties achterwege en gebruik geen vage teksten.

Slotalinea. In de laatste alinea kan je een korte opsomming geven van de inhoud, of kan je een reactie vragen. De inhoud van de slotalinea hangt af van het karakter van de brief. Als je bijvoorbeeld een abonnement opzegt, kan je in de laatste alinea vragen om een bevestiging van je opzegging.

Afsluiting. De afsluiting van je brief bestaat uit de groet, gevolgd door je naam en handtekening. Bij een formele brief wordt als groet vaak “Met vriendelijke groet” gebruikt. Er zijn ook andere manieren om de groet weer te geven. Lees meer over de afsluiting van een Nederlandse brief.

6.officiele-brief-2