Voorbeeld offerte brief

Hieronder treft u een voorbeeld offerte brief welke u kunt sturen als begeleidend schrijven bij uw offerte. 



In dit document geeft u een korte toelichting op de offerte en het eventuele vervolgtraject. U zet hierop uw eigen NAW gegevens en de NAW gegevens van de ontvanger. U vermeldt de plaats en de datum en het onderwerp, waarin u refereert naar het offertenummer. 

U begint met de aanhef: "geachte heer/ mevrouw" en schrijft dan de eerste alinea. U sluit uiteindelijk af met de groet en de ondertekening. Wanneer u gebruik maakt van voorbedrukt briefpapier worden de NAW gegevens van uzelf niet nogmaals in de brief zelf vermeld. 

Voorbeeld offertebrief

Naam verzender

Adres verzender

Postcode, Plaats verzender

 

Naam ontvanger

Adres ontvanger

Postcode, plaats ontvanger

 

Plaats, datum verzenden

Betreft:               Offerte nummer


Geachte heer Jansen,


In de bijlage vindt u conform ons aangename onderhoud een offerte het huren van een bedrijfsruimte. 

Zoals besproken betreft het een vrijstaande bedrijfsruimte van 150 vierkante meter in het centrum van Utrecht. Het betreft een flexibele bedrijfsruimte, waarbij u kunt uitbreiden en inkrimpen naar gelang de grootte van uw bedrijf. Zo kunt u flexibel blijven in uw overheadkosten. 


De geldigheid is 30 dagen na de datum van verzenden van dit document. In de bijlage treft u daarnaast de algemene voorwaarden welke gelden voor de huur van de bedrijfsruimte.


Wij zullen begin volgende week contact met u opnemen. 


Met vriendelijke groet,


Naam verzender

eventueel bedrijfsnaam verzender


De handtekening van de verzender

Download de voorbeeld offertebrief

Download hieronder de voorbeeld offertebrief. U kunt deze brief gebruiken als opzetje en verder aanpassen. Bekijk ook de andere voorbeeld brieven op onze website. We hebben diverse begeleidende brieven en zakelijke brieven online gezet ter inspiratie. 

voorbeeld-offertebrief

Naast deze voorbeeld offertebrief kunt u op de site voorbeelden zien van zakelijke brieven en van sollicitatiebrieven. U kunt deze brieven kopiëren en plakken in bijvoorbeeld een Word document. Zorg ervoor dat u de standaard informatie zoals de NAW gegevens en dergelijke altijd vermeld in  uw  brief. 

Neem een kijkje op de rest van de site om alle gratis voorbeeld documenten in te zien. U kunt ook op de pagina met behulp van de zoekfunctie het betreffende voorbeeld document opzoeken. 

Opmaak brief

Elke brief heeft een standaard opbouw. Bij een Nederlandse officiële brief is de opbouw als volgt:

De naam, NAW gegevens van de verzender. Als je gebruik maakt van zakelijk briefpapier, kan je dit onderdeel overslaan omdat de NAW gegevens al op het papier voorgedrukt zijn. Als dit niet het geval is vermeld je bovenaan de brief je eigen naam en NAW gegevens.

De naam, NAW gegevens van de ontvanger. Deze gegevens vermeld je onder je eigen NAW gegevens, of in het geval van voorbedrukt bedrijfspapier staan deze gegevens bovenaan het document. Wanneer je een enveloppe met venster gebruikt, zal je de tekst op de juiste plek moeten zetten zodat ze zichtbaar zijn in het venster. Vaak is dat 4 tot 6 enters vanaf de bovenkant van de pagina.

Plaats en datum. Op elke officiële brief worden de plaats (waarvan de brief wordt gestuurd) en de datum (dagtekening) vermeld. Dit ziet er als volgt uit: Plaats, 00-00-0000 of Plaats 00 maand 0000. Je kunt er dus voor kiezen om de datum in enkel getallen weer te geven, of de maand voluit te schrijven. Bij een Nederlandse brief schrijf je de maand altijd met een kleine letter, bij een Engelse brief schrijf je de datum met een hoofdletter.

Betreft/ onderwerp. Hier vermeld je het onderwerp van de brief. Dat kan bijvoorbeeld zijn “opzeggen abonnement”, “aanvraag prijsopgave”, “offerte met nummer 0000”, of bijvoorbeeld een referentienummer zoals een klantnummer.

Aanhef. De aanhef van de brief is afhankelijk van het karakter van de brief en de informatie die je tot je beschikking hebt. Zo is de aanhef bij een formele brief over het algemeen “Geachte”- gevolgd door de naam en bij een niet formele brief “Beste”- gevolgd door de naam. Lees meer over de aanhef van een zakelijke brief.

1e alinea. In de eerste alinea geef je in het kort aan waar de brief over gaat.

2e alinea en vervolg. In de vervolgalinea(s) schrijf je de inhoud van de brief. Geef op een heldere manier aan wat je wil overbrengen. Maak de zinnen niet te lang en zorg ervoor dat je to the point blijft. Lees de inhoud van je brief goed na en check of alles duidelijk is voor de ontvanger. Laat in een zakelijke brief emoties achterwege en gebruik geen vage teksten.

Slotalinea. In de laatste alinea kan je een korte opsomming geven van de inhoud, of kan je een reactie vragen. De inhoud van de slotalinea hangt af van het karakter van de brief. Als je bijvoorbeeld een abonnement opzegt, kan je in de laatste alinea vragen om een bevestiging van je opzegging.

Afsluiting. De afsluiting van je brief bestaat uit de groet, gevolgd door je naam en handtekening. Bij een formele brief wordt als groet vaak “Met vriendelijke groet” gebruikt. Er zijn ook andere manieren om de groet weer te geven. Lees meer over de afsluiting van een Nederlandse brief.

7.voorbeeld-offertebrief-2

Bekijk ook de verschillende soorten offertes die we online hebben gezet ter inspiratie. U kunt alle voorbeelden op onze site downloaden in Word. 

Bekijk ook de verschillende voorbeeld brieven op de website van de consumentenbond

Volg ons op Twitter en blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen!