Zakelijke brief

Op deze pagina vindt u alle informatie om een perfecte zakelijke brief te schrijven. Daarnaast staan er diverse voorbeeld brieven. 

Indeling zakelijke brief

De indeling van een zakelijke brief is volgens een standaard opmaak. Daarom is het opstellen van de brief over algemeen met dezelfde indeling. De brief begint met het briefhoofd, gevolgd door de aanhef, gevolgd door de inhoud en de brief wordt afgesloten met de afsluiting en ondertekening. De opmaak van de brief ziet er als volgt uit:

Briefhoofd: NAW gegevens ontvanger en afzender

In het briefhoofd staan de gegevens van de afzender in principe bovenaan vermeld. Wanneer u gebruik maakt van (bedrijfs)briefpapier, kunt u dit onderdeel achterwege laten. 

U volgt met de NAW gegevens van de ontvanger. Wanneer u gebruik maakt van venster enveloppen zorgt u ervoor dat dit onderdeel op de juiste positie van het venster staat. 


Informatie: Plaats en datum gevolgd door een onderwerp regel

De plaats schrijft u met een hoofdletter, daarna volgt u met een komma en de datum van het schrijven. 


Aanhef: Geachte/ Beste gevolgd door de naam

De aanhef kunt u op verschillende manieren uitvoeren. De aanhef is afhankelijk van hoe formeel de brief is die u schrijft. Over het algemeen wordt er bij een Nederlandse zakelijke brief de aanhef Geachte heer/ mevrouw OF Geachte heer Jansen, Geachte mevrouw Jansen gebruikt. Een minder formele aanhef is wanneer u tutoyeert. In dat geval volstaat Beste Jan bijvoorbeeld, u kunt dus de voornaam in dat geval gebruiken. 


Inhoud: de verschillende alinea's van de brief

In de eerste alinea start u met een regel waar de kern van de reden van uw schrijven wordt vermeld. U kunt denken aan bijvoorbeeld:

Naar aanleiding van ons telefonisch onderhoud...

Naar aanleiding van uw brief d.d. ...

In verband met de op handen zijnde bijeenkomst...

Op uw website las ik dat u...

Graag schrijf ik u in verband met...

Bedankt voor uw schrijven d.d....


De eerste alinea wordt gevolgd door de verdere inhoud van de brief. Dit kan 1 of meerdere alinea's bevatten. Zorg ervoor dat u uw taalgebruik zakelijk houdt en controleer op spellingfouten. Blijf bij de essentie van uw brief en zorg ervoor dat u helder en overzichtelijk weergeeft waarvoor uw de brief schrijft. 


Afsluiting:

Net zoals de aanhef van de brief, past u de afsluiting aan op de mate van formaliteit. Is het een zeer formele brief, dan wordt over het algemeen gebruik gemaakt van Hoogachtend. Is de brief iets minder formeel dan volstaat Met vriendelijke groet. Met vriendelijke groet is de meest gebruikelijke afsluiting in de Nederlandse taal en in het bedrijfsleven. Wanneer u nog een reactie wenst te ontvangen kunt u voor de afsluiting nog een zin toevoegen als: In afwachting van uw reactie. Bij een dringender verzoek op een reactie kunt u een zin toevoegen als: Graag zie ik binnen 5 werkdagen uw reactie tegemoet. U geeft dan duidelijk aan dat u op korte termijn een reactie verwacht. Dit wordt meestal pas in een conflict situatie gebruikt, of wanneer er een duidelijke en redelijke tijdsdruk is. 

Dit is de standaard opzet van een brief. Zie ook de verschillende voorbeeld brieven

Voorbeeld zakelijke brief

We hebben verschillende voorbeeld zakelijke brieven online gezet. U kunt deze brieven als opzet gebruiken een aanpassen naar uw situatie. We hebben daarnaast een aantal zakelijke brief voorbeeld zinnen gemaakt om inspiratie op te doen voor de opzet van uw brief. Zo ook diverse openingszinnen om de inhoud mee te beginnen. 

Voorbeeld brief algemeen

Voorbeeld Klachtenbrief

Voorbeeld brief prijsverhoging

Voorbeeld zakelijke brief Engels

Voorbeeld zakelijke brief Duits

Voorbeeld ontslagbrief

Zakelijke formele mail

De zakelijke mail heeft minder strenge regels dan een zakelijke brief. De mail wordt echter wel steeds meer een zakelijk communicatiemiddel en vervangt een groot deel van de zakelijke brieven. Het is een makkelijk en snel communicatiemiddel waarmee informatie kan worden uitgewisseld.

U kunt voor uw mail gebruik maken van bijvoorbeeld outlook of 1 van de gratis programma's voor de mail zoals gmail of hotmail

Officiële informatie-uitwisseling vindt steeds vaker plaats via de mail. Lees meer over de zakelijke mail en bekijk de verschillende voorbeelden. 

Zakelijke brief Engels

De zakelijke brief Engels kan voor een groot deel vergeleken worden met de Nederlandse zakelijke brief. Hieronder zullen we alle onderdelen van de Engels brief aangeven, vermelden we voorbeeldzinnen en een aantal voorbeeld brieven.

In het algemeen is het van belang dat u de helder en duidelijk schrijft. Zeker als u in een andere taal schrijft is het van belang om goed te controleren of u de juiste woorden en woordvolgorde gebruikt. Maak de brief niet langer dan nodig. Vervolgens heeft de Engelse brief net zoals de Nederlandse zakelijke brief een standaard opmaak. De Engelse brief heeft de volgende opmaak.

Lees hier meer over een zakelijke Engelse brief.

Zakelijke brief Duits

De zakelijke brief Duits kan voor een groot deel vergeleken worden met de Nederlandse en Engelse zakelijke brief. Hieronder zullen we alle onderdelen van de Duitse brief aangeven, vermelden we voorbeeldzinnen en onderaan staat een voorbeeld van een Duitse brief.


In het algemeen is het bij een zakelijke brief Duits van belang dat u de helder en duidelijk schrijft. Zeker als u in een andere taal schrijft is het van belang om goed te controleren of u de juiste woorden en woordvolgorde gebruikt. In Word kunt u de taal instellen en zorgen dat uw tekst op spellingfouten wordt gecontroleerd. Maak de brief niet langer dan nodig. Vervolgens heeft de Duitse brief net zoals de Nederlandse en Engelse zakelijke brief een standaard opmaak. De Duitse brief heeft de volgende opmaak.


Bekijk hier de pagina om een perfecte Duitse zakelijke brief op te stellen. 

Zakelijke brief voorbeeldzinnen

Om een goede zakelijke brief te schrijven hebben we een aantal voorbeeldzinnen op een rijtje gezet. Het gaat om voorbeelden voor een zakelijk schrijven. 

Inleidende zinnen

  • Bedankt voor uw aanvraag (onderwerp)
  • Bij deze bevestigen wij uw aanvraag (datum)
  • Graag bevestigen wij uw aanvraag (datum)
  • Hierbij bevestigen wij de ontvangst van (eerdere brief, aanvraag)
  • Wij hebben uw brief (datum) in goede orde ontvangen
  • Naar aanleiding van (een eerdere brief, een advertentie, een referentie)
  • Refererend aan (het onderwerp van de brief)
  • Met referentie aan (het onderwerp van de brief)
  • In aansluiting op (het onderwerp van uw brief)
  • Verwijzend naar (onderwerp van de brief)
  • In antwoord op (refereren naar een eerdere brief)
  • In vervolg op (refererend naar een eerder contact)
  • Ter bevestiging van (refereren naar een eerder gemaakte afspraak)
  • In navolging op (refereren naar een eerder contact)
  • Navolgend op (refereren naar een eerdere afspraak)
  • Terugkomend op (refereren naar een eerder contact)
  • Met belangstelling las ik (refereren naar een advertentie of vacature)
  • Vol interesse las ik (refereren naar een advertentie of vacature)
  • Op uw website las ik (refereren naar een advertentie of vacature)
  • Op (datum) heb ik kennis genomen van (een eerder bericht)
  • Bedankt voor uw reactie (een eerdere brief)
  • Dank voor uw brief (datum) waarin u (kern eerdere boodschap)
  • Gezien uw reactie (kern eerdere boodschap)
  • Hartelijk dank voor uw offerte (offertenummer en datum)
  • Vriendelijk bedankt voor uw (onderwerp)
  • Inmiddels heb ik uw offerte bestudeerd, waarvoor dank
  • Helaas moeten we u mededelen dat (onderwerp)
  • Graag vragen wij uw aandacht voor het volgende (onderwerp)
  • Middels deze brief willen we u mededelen dat (onderwerp)
  • Via deze brief willen we u vermelden dat (onderwerp)

Vervolg alinea’s voorbeeld zinnen

  • Zoals u wellicht weet (verdieping op het onderwerp)
  • Zoals verzocht hebben wij (verdieping op het onderwerp)
  • In eerdere berichtgeving hebben wij (herhaling van onderwerp)
  • Gezien uw aanvraag hebben wij (verdieping)
  • Zoals u wellicht weet is er momenteel (verdieping)
  • Tot onze spijt moeten wij u mededelen dat (antwoord op de gestelde vraag)
  • Gezien de huidige situatie in de markt (verdieping op het onderwerp)
  • Graag kom ik aanmerking voor (een bepaalde functie)
  • Graag wil ik mijzelf voorstellen en motiveren waarom (sollicitatiebrief)

Afsluitende zinnen

  • In afwachting van uw reactie (hierin geeft u aan dat een antwoord gewenst is)
  • Graag verneem ik van u (hierin geeft u aan dat een antwoord gewenst is)
  • Binnen 5 werkdagen verwacht ik (hierin geeft u dringend aan dat een antwoord gewenst is)
  • Bij voorbaat dank (een dank vooruit)
  • Voor zover bedankt voor de (met dank tot dusver)
  • Ik vertrouw erop dat ik u voldoende heb geïnformeerd (bijvoorbeeld bij een offerte)
  • ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd 
  • Ik kom graag in aanmerking voor een gesprek (bij sollicitatie)
  • Graag licht ik mijn sollicitatie toe in een persoonlijk gesprek (sollicitatie)
  • Tot slot wil ik u verzoeken om (slotvraag)
  • Ik kijk uit naar uw reactie (hierin geeft u aan dat een antwoord gewenst is)
  • Indien u nog vragen heeft vermeen ik graag van u (bijvoorbeeld bij een offerte)
  • Ik vertrouw erop u een goed aanbod te hebben gedaan (bij een offerte)
  • Bij eventuele vragen kunt u contact opnemen met (afdeling, persoon, contactgegevens)