Zakelijke brief opmaak

De zakelijke brief opmaak is volgens een bepaalde standaard indeling. Op deze pagina vindt u alle informatie om een goede brief te schrijven met de juiste onderdelen en opmaak. Bekijk ook de verschillende voorbeelden op onze website. De standaard opmaak geldt voor Nederlandse brieven. We hebben ook voorbeelden van hoe een formele brief in het Engels eruit moet zien. 


NAW gegevens afzender

U begint de zakelijke brief opmaak met de NAW gegevens van de afzender. Dit zijn de naam en adresgegevens waarnaartoe de ontvanger van de brief een reactie kan sturen. In het bedrijfsleven wordt vaak gebruik gemaakt van voor afgedrukt briefpapier. In dat geval staan de NAW gegevens al op het briefpapier vermeldt en kunt u dit onderdeel overslaan.

NAW gegevens ontvanger

Na de NAW gegevens van de afzender volgt u met de NAW gegevens van de ontvanger. Welke informatie u hier vermeldt hangt af van de ontvanger en de informatie die u beschikbaar hebt. Het kan bijvoorbeeld zijn dat u naar iemand binnen een bedrijf een brief stuurt waarvan u wel de functie, maar niet de naam weet. In dat geval ziet het er als volgt uit:

 

Bedrijfsnaam

T.a.v. functienaam

Straat & huisnummer (of Postbusnummer)

Postcode, Plaats

 

Wanneer u de naam van de ontvanger wel weet kunt u de functienaam vervangen voor de naam van de ontvanger. Wanneer het geen bedrijf betreft, kunt u dat onderdeel weglaten. Het kan ook zijn dat u de brief naar een afdeling stuurt. In dat geval vermeldt u: t.a.v. afdeling (naam afdeling, bijvoorbeeld financiële administratie).

Plaats en datum

Na de NAW gegevens volgt de plaats en de datum. Hier vermeldt u in welke plaats de brief verstuurd wordt (de plaats van de afzender) en op welke datum de brief verstuurd wordt. U schrijft de naam van de plaats altijd met een hoofdletter. Als datum kunt u ervoor kiezen om de maand in cijfers uit te drukken of voluit te schrijven. Een voorbeeld is:

 

Utrecht, 26 augustus 2020

Betreft

U vervolgt de zakelijke brief opmaak met de betreft regel. Hier geeft u aan wat het onderwerp is van de brief. Net zoals bij een zakelijke mail in de onderwerp regel. Het kan ook zijn dat u reageert op een reeds eerder verzonden brief, of op een advertentie. In dat geval kan er al sprake zijn van een kenmerk of van een referentienummer en kunt u deze informatie hier vermelden. Een voorbeeld van de betreft regel is als volgt:

 

Betreft: aanvraag offerte

Zakelijke brief opmaak: Aanhef

De aanhef is een belangrijk onderdeel van de zakelijke brief opmaak en is afhankelijk van hoe formeel uw schrijven is en de informatie die u van de ontvanger heeft. Voorbeelden zijn:

 

Geachte heer/ mevrouw: dit wordt gebruikt wanneer u de naam van de geadresseerde niet kent.

 

LS: Dit wordt gebruikt als u naar een groep mensen stuurt- het is een algemene aanhef.

 

Beste collega’s: dit wordt gebruikt in een minder formele sfeer, waarin u aan een groep collega’s tegelijk schrijft.

 

Geachte heer Jansen: dit wordt gebruikt wanneer de naam van de geadresseerde wel bekend is.

 

Beste Jan: dit is een informelere aanhef, waarbij u de geadresseerde beter kent, iemand die u bij de voornaam kan aanspreken en bij wie u tutoyeert.

Inhoud van de brief

De inhoud van de brief zal verschillend zijn. U start met de inleiding, gevolgd door een of meerdere alinea’s en de slotalinea. U begint met een zin waarin u aangeeft waarom de brief wordt geschreven. Bijvoorbeeld:

Naar aanleiding van ons telefonisch onderhoud...

 

Naar aanleiding van uw brief d.d. ...

 

In verband met de op handen zijnde bijeenkomst...

 

Op uw website las ik dat u...

 

Graag schrijf ik u in verband met...

 

Bedankt voor uw schrijven d.d....

 

De eerste alinea wordt gevolgd door de verdere inhoud van de brief. Dit kan 1 of meerdere alinea's bevatten. Zorg ervoor dat u uw taalgebruik zakelijk houdt en controleer op spellingfouten. Blijf bij de essentie van uw brief en zorg ervoor dat u helder en overzichtelijk weergeeft waarvoor uw de brief schrijft.

Afsluiting

Net zoals de aanhef van de brief, past u de afsluiting aan op de mate van formaliteit. Is het een zeer formele brief, dan wordt over het algemeen gebruik gemaakt van Hoogachtend. Is de brief iets minder formeel dan volstaat Met vriendelijke groet. Met vriendelijke groet is de meest gebruikelijke afsluiting in de Nederlandse taal en in het bedrijfsleven. Wanneer u nog een reactie wenst te ontvangen kunt u voor de afsluiting nog een zin toevoegen als: In afwachting van uw reactie. Bij een dringender verzoek op een reactie kunt u een zin toevoegen als: Graag zie ik binnen 5 werkdagen uw reactie tegemoet. U geeft dan duidelijk aan dat u op korte termijn een reactie verwacht. Dit wordt meestal pas in een conflict situatie gebruikt, of wanneer er een duidelijke en redelijke tijdsdruk is.

Ondertekening

Na de afsluiting volgt de ondertekening. Hier vermeld u uw naam en indien van toepassing uw bedrijfsnaam. Wanneer u de brief print zet u uw handtekening onder de brief voordat hij op de post gaat. Het kan ook zijn dat u gebruik maakt van een digitale handtekening

Bijlage

Het kan zijn dat u een brief stuurt met bijlage(n). In dat geval vermeldt u dit onderaan de brief, wat er als volgt uit ziet:

 

Bijlage: bouwtekening kavel (nummer).

 

Bekijk ook de opmaak van een Zakelijke brief Engels. en de opmaak van een zakelijke mail

Voorbeeld zakelijke brief opmaak

Bekijk hieronder een voorbeelden van een zakelijke brief met de juiste opmaak. 

Bekijk hier diverse voorbeelden van een zakelijke brief