Voorbeeld notulen 2

Voorbeeld notulen 2

Notulen

______                               Datum

______                               Tijd

______                               Locatie

Aanwezig

_______ Naam, functie/ rol

_______ Naam, functie/ rol

_______ Naam, functie/ rol

_______ Naam, functie/ rol

Afwezig

_______ Naam, functie/ rol

_______ Naam, functie/ rol

Agenda

1.       Opening

De voorzitter van de vergadering, dit kan ook bijvoorbeeld de initiator zijn, zal de vergadering openen. Tijdens de opening wordt besproken wat er tijdens de vergadering behandeld zal worden. De agendapunten worden doorgelopen (deze zijn vaak van te voren aangeleverd/ ingediend). De notulist noteert wie er aanwezig en afwezig is, de datum van de vergadering, het tijdstip van de vergadering en de locatie van de vergadering.

2.       Agendapunten

De agendapunten van de vergadering zijn vooraf ingediend, tijdens het overleg daarvoor vastgelegd, of een combinatie daarvan. Het kan, afhankelijk van de setting en de aard van de vergadering, voorkomen dat er tijdens de opening nog eventuele agendapunten worden toegevoegd. Het is gebruikelijker om deze zaken in de rondvraag, aan het eind van de vergadering te bespreken.

Agendapunt                                     Inbreng                                               Conclusie

__________                                    __________                                    __________

__________                                    __________                                    __________

__________                                    __________                                    __________

__________                                    __________                                    __________

__________                                    __________                                    __________

3.       Actiepunten

De actiepunten zijn de zaken die naar aanleiding van de agendapunten naar voren komen. Wanneer het bijvoorbeeld gaat om een commercieel overleg, kan als actiepunt worden opgenomen dat een accountmanager na moet bellen naar een potentiele klant aan de hand van een gestuurde offerte. Wanneer het bijvoorbeeld gaat om een facilitair overleg, kan een actiepunt bijvoorbeeld zijn dat een facilitair medewerker offertes moet aanvragen voor een nieuw schoonmaakbedrijf. De notulist noteert de actiepunten met verantwoordelijke en einddatum. Zo kan tijdens een volgend overleg worden gekeken of alle acties op tijd zijn gehaald en wordt er niks vergeten.

Actiepunt                                          Verantwoordelijke                        Einddatum

________                                         _______________                       _________

________                                         _______________                       _________

________                                         _______________                       _________

4.       Rondvraag

Tijdens de rondvraag kunnen de aanwezigen van de vergadering nog iets inbrengen of toevoegen aan de vergadering. Het kan zijn dat er iets niet behandeld is tijdens de vergadering, wat de persoon in kwestie graag nog wil inbrengen. Het is niet de bedoeling dat de rondvraag te lang duurt, dus wanneer het een uitgebreid punt is zal het voor de hand liggen om het als agendapunt op de volgende vergadering te bespreken. Het kan ook zijn dat iemand iets is vergeten te vragen of in te brengen tijdens een reeds behandeld agendapunt. Tijdens de rondvraag ie men dus redelijk vrij om nog iets te vragen of aan te geven.

5.       Afronding

De afronding wordt wederom gedaan door de voorzitter van de vergadering (indien van toepassing de initiator). Er wordt besproken wat de volgende agenda datum zal worden, wat de locatie wordt en op welke wijze de agendapunten aangeleverd zouden kunnen worden. De afronding is een korte afsluiting van de vergadering.