Zakelijke mail

De zakelijke mail heeft minder strenge regels dan een zakelijke brief. De mail wordt echter wel steeds meer een zakelijk communicatiemiddel en vervangt een groot deel van de zakelijke brieven. Het is een makkelijk en snel communicatiemiddel waarmee informatie kan worden uitgewisseld. Officiële informatie-uitwisseling vindt steeds vaker plaats via de mail. 

Hoewel de regels van een mail minder streng zijn, heeft een formele mail wel een standaard opbouw. Voorbeelden van een zakelijk mail zijn bijvoorbeeld een sollicitatiebrief, een offerte aanvraag, een opdrachtbevestiging en een afspraakbevestiging.

Zoals we al aangaven bestaat een zakelijke mail uit een standaard opmaak. Bij de mail komt een groot deel van de opmaak van de standaard brief aan bod, maar er zijn ook een aantal onderdelen die bij de mail niet voorkomen.

Inhoud zakelijke mail

De inhoud van de mail bestaat uit de volgende onderdelen:

Datum

De datum staat bovenaan de mail. Deze hoeft u niet handmatig toe te voegen. Bij het versturen wordt automatisch de datum van dat moment toegevoegd. U kunt eventueel wel een mail opstellen en via het mailprogramma de opdracht geven om hem op een later moment te versturen. U kunt nooit een datum uit het verleden gebruiken, het zogeheten antidateren.

 Afzender en geadresseerde(n)

In de mail ziet u bovenaan na de datum het mailadres van de afzender.

Daarna volgen de balken met de gedresseerde of meerdere geadresseerden. In de balk met de tekst AAN staat aan wie de mail in eerste instantie gericht is. Het kan zijn dat de mail ter informatie ook naar anderen wordt gestuurd. Dit ziet u in de CC balk van de mail. De laatste balk is niet zichtbaar voor de ontvanger, maar wel voor de verzender. Dat is de BBC balk welke gebruikt kan worden wanneer de mail ter info naar anderen wordt gestuurd, maar de afzender wil niet dat de ontvanger ziet dat dit zichtbaar is voor de ontvanger.

Onderwerp

Elke mail heeft een onderwerp regel. Hierin geeft u kort aan waar de mail over gaat. Deze regel is vergelijkbaar met de betreft regel in een zakelijke brief. Deze regel met het onderwerp wordt bij het beantwoorden automatisch overgenomen door het mailprogramma. In de regel wordt het onderwerp bij het beantwoorden en doorsturen niet gewijzigd.

Aanhef

Net zoals bij een zakelijke brief, begint u een mail met de aanhef. Dit kan op verschillende manieren plaatsvinden, van formeel tot informeel.

 

Verschillende soorten aanhef:

Geachte heer/ mevrouw: dit wordt gebruikt wanneer u de naam van de geadresseerde niet kent.

LS: Dit wordt gebruikt als u naar een groep mensen stuurt- het is een algemene aanhef.

Geachte heer Jansen: dit wordt gebruikt wanneer de naam van de geadresseerde wel bekend is.

Beste Jan: dit is een informelere aanhef, waarbij u de geadresseerde beter kent, iemand die u bij de voornaam kan aanspreken en bij wie u tutoyeert.

Inhoud

De inhoud van de mail zal verschillend zijn. U start met de inleiding, gevolgd door een of meerdere alinea’s en de slotalinea. Het kan bij de zakelijke mail ook zijn dat hij uit enkel 1 alinea bestaat. Over het algemeen is een mail korter dan een zakelijke brief.

Afsluiting

De afsluiting hangt wederom af van hoe formeel de e-mail is.

 

Verschillende soorten afsluiting:

Hoogachtend: zeer formeel

Met vriendelijke groet(en): dit wordt vaak gebruikt en is een formele standaard afsluiting.

Hartelijke groeten: redelijk formele afsluiting

Groetjes: informele afsluiting

Handtekening

Vaak wordt bij bedrijven een handtekening gebruikt onderaan de mail. Hierin staan de bedrijfsgegevens, de NAW gegevens, de functie, het bedrijfslogo, enzovoorts. Het komt ook steeds vaker voor dat er een foto wordt toegevoegd. Dit maakt het e-mail contact iets persoonlijker, men ziet dan een gezicht bij de naam en/ of functie.


Een voorbeeld e-mail handtekening ziet er als volgt uit:

 

Naam

Functie                                                         

A  Straat, huisnummer, Postcode, Plaats     T  Telefoonnummer    M mobielnummer    

E  Emailadres     W Website  

Disclaimer (optioneel wanneer het een bedrijf betreft)

Een disclaimer wordt vaak door bedrijven gebruikt en heeft te maken met de aansprakelijkheid wanneer de mail bij een foutief persoon terecht komt.

 

Een voorbeeld disclaimer ziet er als volgt uit:

De informatie in dit e-mailbericht is vertrouwelijk en uitsluitend bestemd voor de geadresseerde. Wanneer u dit bericht per abuis ontvangt, verzoeken wij u contact op te nemen met de afzender per kerende mail. Verder verzoeken wij u in dat geval dit e-mailbericht te vernietigen en de inhoud ervan aan niemand openbaar te maken. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor onjuiste, onvolledige danwel ontijdige overbrenging van de inhoud van een verzonden e-mailbericht, noch voor daarbij overgebrachte virussen.

Optioneel Bijlage

Het kan zo zijn dat u een bijlage aan de mail toevoegt. Deze bijlage wordt gezien door de ontvanger(s) door middel van het teken van een paperclip. Wanneer u een bijlage aan de mail toevoegt, verwijst u hiernaar in uw mail. In tegenstelling tot bij een zakelijke brief, is het niet nodig om hier onderaan de mail naar te verwijzen. U kunt er op ieder moment in de mail naar verwijzen. Het kan zelfs zo zijn dat u een zakelijke brief per mail verstuurd. In dat geval kunt u in de mail volstaan met een zin als: Graag verwijs ik u naar de bijlage.

Verschillen tussen een zakelijke mail en een zakelijke brief

De verschillen tussen een zakelijke brief en een mail zijn dat de mail vaak wat informeler is. Een brief heeft over het algemeen een formelere toon. De mail is ook over het algemeen een stuk beknopter. De aanhef en de afsluiting van de mail zijn daardoor meestal informeler bij de mail: Beste Jan en Met vriendelijke groet wordt doorgaans gebruikt.

Voorbeeld zakelijke mail

Zie hieronder een voorbeeld zakelijke mail. Het gaat in dit geval om een verzoek voor het inplannen van een afspraak voor een bezichtiging. 

Mailprogramma's

Er zijn diverse gratis mailprogramma's waar u gebruik van kunt maken en een eigen e-mailadres aan kunt maken. Bekende voorbeelden zijn gmail en hotmail