Zakelijke brief Engels

De zakelijke brief Engels kan voor een groot deel vergeleken worden met de Nederlandse zakelijke brief. Hieronder zullen we alle onderdelen van de Engels brief aangeven, vermelden we voorbeeldzinnen en een aantal voorbeeld brieven. 


Opmaak Engelse brief

In het algemeen is het bij een zakelijke brief Engels van belang dat u de helder en duidelijk schrijft. Zeker als u in een andere taal schrijft is het van belang om goed te controleren of u de juiste woorden en woordvolgorde gebruikt. Maak de brief niet langer dan nodig. Vervolgens heeft de Engelse brief net zoals de Nederlandse zakelijke brief een standaard opmaak. De Engelse brief heeft de volgende opmaak.

Adres afzender

Bovenaan de brief vermeldt u uw eigen adres. Dit is het adres waar de ontvanger een reactie naartoe kan sturen. Wanneer u gebruik maakt van briefpapier met uw bedrijfsgegevens kunt u dit onderdeel laten vervangen. Uw adres staat in dat geval ergens anders al vermeld.

Naam en Adres ontvanger

Het adres van de afzender wordt gevolgd door de naam en het adres van de ontvanger. Wanneer u gebruik maakt van vensterenveloppen is het van belang om deze gegevens van de ontvanger op de juiste plek voor het venster te plaatsen.

Datum

Na de adresgegevens volgt de datum. De datum kan aan de linkerkant of aan de rechterkant worden vermeld. Beide kanten zijn goed. U schrijft de maand voluit en met een hoofdletter.

De aanhef

De aanhef is een belangrijk onderdeel van de brief. Welke aanhef u gebruikt hangt af van uw relatie met de ontvanger van de brief. De aanhef kan van erg formeel naar zeer informeel. Hieronder staan voorbeelden van de aanhef Zakelijke brief Engels, Aflopend van zeer formeel naar zeer informeel.

 

To Whom It May Concern,

Dit wordt alleen gebruik wanneer u de naam van de ontvanger niet weet en u zich naar een organisatie in het algemeen richt.          

 

Dear Sir/Madam,

Dit wordt ook alleen gebruikt wanneer u de naam van de persoon niet weet, maar wel naar een specifieke functie schrijft.

 

Dear Mr Johnson,

Dit gebruikt u wanneer de contactpersoon wel bekend is. In dit geval een mannelijk contactpersoon.

 

Dear Ms Johnson,

Dit gebruikt u wanneer de contactpersoon wel bekend is. In dit geval een vrouwelijk contactpersoon.

 

Bovenstaande Mr en Ms kunnen ook vervangen worden door Dr (in geval u zich richt tot een dokter), of Prof (in het geval u zich richt tot een professor.

 

Dear Ali Johnson,

Dit kunt u gebruiken wanneer u niet  zeker weet of de ontvanger een man of een vrouw is.

 

Dear colleagues,

Dit kunt u gebruiken wanneer u naar een groep collega’s een brief stuurt. Het is een minder formele aanhef.

 

Dear Luke,         

Wanneer u de ontvanger al goed kent, kunt u de voornaam in de aanhef gebruiken. Dit is een redelijk informele aanhef.

Inhoud van de Zakelijke Engelse brief

In de inhoud start u met de inleidende alinea. Hierin geeft u een korte inleiding van de brief.

Als voorbeeld: I’m writing you in reply to, to confirm that, to inform about.

U geeft hier in eerste instantie in een zin aan wat het doel is van de brief.

 

De inleiding wordt gevolg door de inhoud van de brief. Dit kan uiteraard van alles zijn. De alinea of ​​alinea's in het midden van de brief moeten de relevante informatie bevatten waarom u de brief stuurt. De meeste Engelse brieven zijn over het algemeen niet erg lang. Zorg er daarom voor dat u  bij de essentie blijft en zich dus richt op enkel de relevante informatie.

 

U kunt de inhoud van de brief eindigen met wat u als vervolg verwacht, of wat de ontvanger bij vervolg zou kunnen doen. Bijvoorbeeld bij een informatieaanvraag:

If you require more information, please let us know

OF

Please do not hesitate to contact us if you need any further assistance.

OF

We are looking forward to meeting you on (datum)

OF

We would appreciate your reply at your earliest convenience

Afsluiting

De afsluiting van een Engelse brief is wederom afhankelijk van hoe formeel het schrijven is. We geven hieronder een aantal mogelijkheden, wederom van zeer formeel, aflopend naar informeel. Uiteraard is het van belang dat de aanhef en de afsluiting van de brief op elkaar afgestemd zijn. Een formele aanhef vraagt om een formele afsluiting.

 

Your sincerely

Respectfully

Yours faithfully

Sincerely

Kind regards

Regards              

Ondertekening

Onderaan de brief schrijft u uw naam en indien van toepassing uw bedrijfsnaam. Nadat u de brief heeft geprint plaatst u uw handtekening onderaan de brief. Het kan uiteraard ook zo zijn dat u de brief digitaal verstuurd en gebruik maakt van een digitale handtekening.

Bijlage (optioneel)

Het kan zijn dat u een bijlage meestuurt met de brief. In dat geval vermeldt u dit onderaan de pagina: Please find enclosed (gevolgd door het onderwerp van de bijlage)

Afkortingen in een Zakelijke brief Engels

In de brief kunt u gebruik maken van verschillende afkortingen. Sommige afkortingen gebruiken we in Nederlandse brieven ook, maar er zijn verschillen. Hieronder een aantal veel voorkomende afkortingen met de daarbij behorende betekenis.

 

Asap: as soon as possible: zo snel mogelijk.

Enc. Enclosure: bijlage.

Cc: carbon copy: wanneer u een kopie van de brief naar iemand anders stuurt.

Pp: per procurationen: dit betekent dat u de brief namens iemand anders ondertekent.

Ps: postscript: wanneer u nog iets toevoegt aan de brief, een laatste zin. 

Voorbeeld Zakelijke brief Engels

Bekijk hieronder een voorbeeld van een Zakelijke brief Engels.