Opmaak klachtenbrief

Bekijk op deze pagina de opmaak klachtenbrief. Op deze pagina vindt u alle informatie om een goede brief te schrijven met de juiste onderdelen en opmaak. 

Opmaak klachtenbrief

NAW gegevens afzender

U begint de klachtenbrief met de NAW gegevens van de afzender. Dit zijn de naam en adresgegevens waarnaartoe de ontvanger van de brief een reactie kan sturen. In het bedrijfsleven wordt vaak gebruik gemaakt van voor afgedrukt briefpapier. In dat geval staan de NAW gegevens al op het briefpapier vermeldt en kunt u dit onderdeel overslaan.

NAW gegevens ontvanger, opmaak klachtenbrief

Na de NAW gegevens van de afzender volgt u met de NAW gegevens van de ontvanger. Welke informatie u hier vermeldt hangt af van de ontvanger en de informatie die u beschikbaar hebt. Het kan bijvoorbeeld zijn dat u naar iemand binnen een bedrijf een brief stuurt waarvan u wel de functie, maar niet de naam weet. In dat geval ziet het er als volgt uit:

 

Bedrijfsnaam

T.a.v. functienaam

Straat & huisnummer (of Postbusnummer)

Postcode, Plaats

 

Wanneer u de naam van de ontvanger wel weet kunt u de functienaam vervangen voor de naam van de ontvanger. Wanneer het geen bedrijf betreft, kunt u dat onderdeel weglaten. Het kan ook zijn dat u de brief naar een afdeling stuurt. In dat geval vermeldt u: t.a.v. afdeling (naam afdeling, bijvoorbeeld financiële administratie).

Plaats en datum

Na de NAW gegevens volgt de plaats en de datum. Hier vermeldt u in welke plaats de brief verstuurd wordt (de plaats van de afzender) en op welke datum de brief verstuurd wordt. U schrijft de naam van de plaats altijd met een hoofdletter. Als datum kunt u ervoor kiezen om de maand in cijfers uit te drukken of voluit te schrijven. Een voorbeeld is:

 

Utrecht, 26 augustus 2020

Betreft

U vervolgt de brief met de betreft regel. Hier geeft u aan wat het onderwerp is van de brief, uw klacht.

 

Betreft: klacht politie

Aanhef

De aanhef is een belangrijk onderdeel van de zakelijke brief opmaak en is afhankelijk van hoe formeel uw schrijven is en de informatie die u van de ontvanger heeft. Voorbeelden zijn:

 

Geachte heer/ mevrouw: dit wordt gebruikt wanneer u de naam van de geadresseerde niet kent.

LS: Dit wordt gebruikt als u naar een groep mensen stuurt- het is een algemene aanhef.

Beste collega’s: dit wordt gebruikt in een minder formele sfeer, waarin u aan een groep collega’s tegelijk schrijft.

Geachte heer Jansen: dit wordt gebruikt wanneer de naam van de geadresseerde wel bekend is.

Inhoud, opmaak klachtenbrief

  • U start met duidelijk te maken waarover uw klacht gaat. Zorg voor een duidelijke beknopte omschrijving van uw klacht. Indien van toepassing vermeldt u de data, namen, tijdstippen enzovoorts.
  • Werk in de volgende alinea de klacht eventueel verder uit. Zorg dat u de klacht duidelijk omschrijft.
  • Geef vervolgens aan wat u verlangt. Wat kan er gedaan worden om de klacht te verhelpen?
  • Sluit af door aan te geven wanneer u een reactie verwacht.

Afsluiting

Net zoals de aanhef van de brief, past u de afsluiting aan op de mate van formaliteit. Is het een zeer formele brief, dan wordt over het algemeen gebruik gemaakt van Hoogachtend. Is de brief iets minder formeel dan volstaat Met vriendelijke groet. Met vriendelijke groet is de meest gebruikelijke afsluiting in de Nederlandse taal en in het bedrijfsleven. Wanneer u nog een reactie wenst te ontvangen kunt u voor de afsluiting nog een zin toevoegen als: In afwachting van uw reactie. Bij een dringender verzoek op een reactie kunt u een zin toevoegen als: Graag zie ik binnen 5 werkdagen uw reactie tegemoet. U geeft dan duidelijk aan dat u op korte termijn een reactie verwacht. Dit wordt meestal pas in een conflict situatie gebruikt, of wanneer er een duidelijke en redelijke tijdsdruk is.

Ondertekening, opmaak klachtenbrief

Na de afsluiting volgt de ondertekening. Hier vermeld u uw naam en indien van toepassing uw bedrijfsnaam. Wanneer u de brief print zet u uw handtekening onder de brief voordat hij op de post gaat. Het kan ook zijn dat u gebruik maakt van een digitale handtekening

Bijlage, opmaak klachtenbrief

Het kan zijn dat u een brief stuurt met bijlage(n). In dat geval vermeldt u dit onderaan de brief, wat er als volgt uit ziet:

 

Bijlage: foto’s van de klacht