Digitale factuur

Een digitale factuur is een factuur die men digitaal kan inzien en digitaal kan verwerken. Steeds meer administratieve zaken worden digitaal gedaan. Factureren is daar een goed voorbeeld van. De factuur wordt dan digitaal via de mail ontvangen en kan vaak direct doorgestuurd of gekoppeld worden aan het boekhoudpakket.

Voordelen digitale factuur

Grote voordelen van de digitale factuur zijn dan ook de snelle verwerking in een boekhoudprogramma en het gemak van digitaal archiveren en uiteraard is het een heel groot voordeel dat er daardoor minder papier gebruikt wordt en dat lijdt tot minder uitstoot van CO2!

Digitale factuur in de boekhouding

ü  Er wordt bij de verschillende boekhoudprogramma´s ook verschillend omgegaan met digitale facturen. Voorbeelden van verwerking zijn:

ü  U maakt een nieuwe boeking aan en sleept de digitale factuur naar de betreffende boeking. Het boekhoudprogramma voegt de factuur toe als bijlage aan de boeking en u kunt de boeking verder verwerken.

ü  U sleept de digitale factuur naar een import omgeving van uw boekhoudprogramma en vanuit daar kunt u de boeking verder verzorgen.

ü  U mailt de digitale facturen naar een mailadres van uw boekhoudprogramma en er wordt automatisch een voorstelboeking gemaakt. De gegevens van de factuur worden gescand en u kunt de voorstelboeking bekijken, wijzigen en accorderen.

ü  U kunt een papieren factuur inscannen en daar een PDF document van maken, om hem vervolgens te slepen of mailen naar uw boekhoudprogramma.

Gegevens op een digitale factuur

Er zijn regels omtrent de factuur. De Belastingdienst heeft een aantal verplichte gegevens opgegeven welke op de factuur moeten staan. Hieronder is een opsomming van de verplichte gegevens op de digitale factuur.

ü  NAW gegevens van de verzender

Let op: In het geval u een juridische naam (de naam waarmee u staat ingeschreven bij de KVK) en een handelsnaam heeft, stuurt u de factuur in principe vanuit uw juridische naam. Versturen vanuit uw handelsnaam is alleen toegestaan wanneer deze in combinatie met uw volledige adres geregistreerd staat bij de kvk.

Let op: gebruik uw vestigingsadres en niet uw postbus.

ü  NAW gegevens van de ontvanger

ü  btw-nummer verzender

ü  KvK-nummer verzender

ü  De factuurdatum- wanneer de factuur is uitgereikt

ü  een opeenvolgend factuurnummer

ü  de aard van de goederen of diensten die zijn/worden geleverd

ü  de hoeveelheid van de goederen of de omvang van de diensten die zijn/worden geleverd

ü  de datum van levering van de goederen of diensten zijn geleverd

ü  het bedrag van de factuur exclusief btw

ü  Specificatie van de verschillende btw-tarieven (indien van toepassing)

ü  het btw-tarief dat u in rekening brengt

ü  het btw-bedrag

Digitale factuur maken

Wanneer u een digitale factuur wil maken, kan dat op verschillende manieren:

ü  U kunt ervoor kiezen om te factureren vanuit uw boekhoudprogramma

ü  U kunt de factuur in Excel maken en voor het versturen converteren naar PDF

ü  U kunt de factuur in Word maken en voor het versturen converteren naar PDF

Een digitale factuur maken in uw boekhoudprogramma

In het eerste geval, wanneer u ervoor kiest om vanuit uw boekhoudprogramma te factureren, zal er in het begin wat extra werk moeten plaatsvinden om de factuuromgeving in te richten. Het kan ook zo zijn dat u voor de facturatie via uw boekhoudprogramma een extra module aan moet schaffen. Bij sommige programma’s zit de module er al in en bij anderen zal er extra voor moeten worden betaald. De opmaak, het logo, de bedrijfsgegevens onder andere worden ingesteld voor de start. Wanneer dit allemaal is ingesteld zal de facturatie gemakkelijk en snel gaan. Een groot voordeel van facturatie via uw boekhoudsysteem is dat de verkoopfacturen automatisch verzonden kunnen worden naar de afnemer en dat er automatisch een boeking zal worden gemaakt. U slaat dus een aantal stappen over.

Een digitale factuur maken in Excel

In het tweede geval, digitaal factureren met Excel, worden er automatisch berekeningen gemaakt en kunt u eenvoudig uw factuur naar PDF converteren en mailen. U maakt een sjabloon in Excel, waarin u diverse sommen instelt. Wanneer u dan de aantallen, prijzen en BTW percentages invult, zal Excel automatisch totalen kunnen berekenen. Voordelen van Excel zijn dat het goedkoop is, vrij gemakkelijk is om mee te werken is en bijna iedereen heeft het al op de computer staan. Er zal dus wel nog handmatig een PDF bestand van gemaakt moeten worden, welke handmatig via de mail verstuurd moet worden. Ook de boeking in het boekhoudprogramma zal handmatig gemaakt moeten worden. Tenzij er in uw boekhoudprogramma een automatische scanfunctie zit, dan kan het zijn dat er al een voorstelboeking wordt gemaakt.

Bekijk hieronder 2 voorbeelden. U kunt de voorbeelden ook gratis downloaden in Excel en aanpassen naar uw eigen wensen. 

Digitale factuur Excel 1

Download voorbeeld 1 digitale factuur Excel

Digitale factuur Excel 2

Download voorbeeld 2 digitale factuur Excel

Een digitale factuur maken in Word

De derde optie, de factuur in Word maken, is de minst “automatisch” wijze van digitaal factureren. Word is wel de meest gemakkelijke manier van digitaal factureren. In Word kunt u een sjabloon maken met uw bedrijfsgegevens en logo en hierin uw facturen maken. Deze kunt u net zoals bij Excel converteren naar PDF en handmatig versturen naar de ontvanger en handmatig boeken in uw boekhoudsysteem.


Bekijk hieronder 2 voorbeelden. U kunt de voorbeelden ook gratis downloaden in Word en aanpassen naar uw eigen wensen. 

Digitale factuur voorbeeld 1

Download voorbeeld 1 digitale factuur Word 

Digitale factuur voorbeeld 2

Download voorbeeld 2 digitale factuur Word